電話代行の利用パターン

電話代行を活用して業務を効率的にするパターン

電話代行を利用して業務の流れをズムーズに構築。受電業務は電話代行が受付、報告。発信業務は自社対応にして、発信に専念することで、お客様の優先順位を付ける事で業務の仕分けが可能となります。もしくは自社＋電話代行で電話に出れない時だけ転送設定を活用すれば、受電体制の強化ができます。

自社受付だけのよくあるパターン。しかし盲点があります。

店舗・事務所など来客と電話が重なってしまう時はありませんか？スタッフの人数が限られている状態で、接客中に電話が鳴ると商談が止まってしまう、お客様に気を遣われてしまう事もありませんか？結果的に接客や電話対応にムラが生じてしまう事もあります。

お店を不在にして、携帯に転送してしまうパターン

店舗を不在にして電話を携帯に転送するパターンは意外に多い。お客様へ不安・心配をさせてしまう、電話応対が外出先だとお客様が気を遣ってしまう、対応が雑になってしまいます。お客様からの新規問合せには膨大なコストがかかっている事を考えれば受ける体制もしっかりと構築した方が得策です。早期に改善を推奨します。

お客様の電話を切らずに適切な部署・担当者へおつなぎ転送するパターン

お客様からの電話を電話代行が一旦受付をして、担当者や案件により、お客様との電話を切らずに保留にした状態で、担当者の携帯・部署につなぐサービスです。一般的な転送、音声ガイダンスとは異なり、アフターコールナビのオペレーターを介しますので、担当者が携帯電話に出れない場合もお客様側に戻って折り返し対応などに切替します。オペレーターが担当者にどのようなお問合せかを事前にお伝えできる為、担当者も準備ができるので慌てず電話対応ができるようになります。

クレーム電話は最初がピーク

クレームの電話は最初がピークの為、最初の電話を委託すれば業務効率は改善されます。お客様相談室を設置することで、お客様への安心感を与える事とお客様からの声を聞く体制を構築することは健全な企業体質を維持することが可能となります。

IVR機能で担当部署へ振分けは簡単に構築できる

事業規模が少し大きくなると代表電話には色々な問合せが発生します。予め音声ガイダンスで問合せ内容を選択して頂き、担当部署につなぐやり方です。これも非常に便利な手法です。＜自社営業＞＜一次受付の電話代行＞＜クレーム電話代行（カスタマー）＞＜自社経理、総務＞このようなパターンで振分けすると業務効率も改善しますし、役割分担がされる為、お客様との話もスムーズになります。

ポイント　新規のお客様は0120番号（無料通話）を使用して、カスタマーなどは0570番号（有料通話）を発信番号にするのもポイントです。発信通知番号も分ける事で着信を見て折り返しされた場合も担当部署に入電するようになります。もしくは代表番号を全ての発信通知番号にすることで折り返し時は音声ガイダンスから始まるようになります。また電話代行会社を複数社利用することも可能となります。電話代行にも得意・不得意分野がありますので、そこを上手に活用すればコスト削減効果も期待できます。

プラン名	月額料金	サービス内容
スタートプラン	月額8,250円～	名前・連絡先を聞いて折り返し対応がメイン、基本項目は対応、Q&A対応はなし
スタンダードプラン	月額16,500円～	名前・連絡先を聞いて折り返し対応がメイン、基本項目は対応、Q&A10項目まで対応
ネクストプラン	月額44,000円～	名前・連絡先を聞いて折り返し対応の他、ヒアリング項目の追加やQ&Aは無制限・マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります
保守連動プラン	月額66,000円～	修理依頼等の受付から手配まで対応するプラン、【電話受付・FAX受信受付・メール受付】【電話手配、FAX手配、メール手配】も対応します。マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります
クレーム電話代行プラン	月額13,200円～	クレーム電話の一次受付がメインとなります。クレームの内容、お名前、連絡先を聞いて折り返し対応。解決プランもオプションにて対応します。マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります
メール受信・送信代行	月額11,000円～	メールの受信と送信を手動にて対応します。返信テンプレートを案件毎に作成して対応します。マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります

電話代行サービスには欠かせない運用システムをアフターコールナビは自社で開発・運用しております。システム内には電話の受付履歴・処理ステータスの変更・複数名で共有利用も可能です。更に電話の履歴一覧、請求書一覧、費用の支払いの確認もできます。ベースは変えずに少しずつ進化させるAFクラウドシステムを無償でご利用頂けます。

雇うより絶対に安い電話代行、盤石の体制で24時間365日運営中です。電話代行の利用は保険と同じ、困った時に役立つ、長期に利用を続ければマニュアルが成長するコールセンターとなります。

アフターコールナビ電話問合せ　TEL0120-959-002

強み・他社との違い

アフターコールナビの電話オペレーターは実戦的な電話応対とテクニックを身に付けるトレーニングを行い、受付力、受注力、外注業者の手配力、クレーム対応力を高めて実戦的なコールセンターサービスを目指しております。これがクライアントの利益に直結すると確信しております。また基礎の品質として電話の応答率が重要だと考えます。更に自社ソフトウェアの開発により、クライアントとアフターコールナビの連携力を高める為、機能の追加、修正を毎年行っております。24時間365日を安定的に提供すること。更に品質管理（モニタリング）の実施と評価制度の構築・月額の料金とのバランスに重点を置き、安いだけ、高いだけではなく総合力で勝負しています。

各種、業種毎におすすめのプラン

格安の365日プランが月額8250円～、24時間365日でも21450円～、スタートプランはスタートアップ企業から大手企業まで幅広く利用されています。メインが発信業務の企業、土日だけの利用、つなぎ役の一次対応でメールで振分けされる企業など・・

定型のFAQ対応を必要とするプランならスタンダードプラン、単一商品や単一サービスを提供している通販サイト運営企業、よくある質問対応などの企業におすすめです。

変化に対応、マニュアルが決まっていない場合は、ネクストプランがおすすめ。電話応対をしながら対応マニュアルを変更していきます。サービス内容が複雑な場合はレベルは下がります。サービス内容はシンプルですが、それに対するFAQが多い場合など、テクニックが必要な対応を求められる場合などにご利用頂いております。アシスタントが1名付く為、マニュアル変更もスムーズです。

住宅設備のメーカー、自動車販売店系、不動産管理会社向けの駆けつけノウハウを含めたプランは保守連動プランがおすすめです、手配先が全国やエリアが広い場合も問わず対応しております。FAXの受信受付から手配業務、FAX手配、メール手配にも対応。

メールの受信に対する返信を代行します。更に電話代行もプラスすればスピード感ある応対が可能となります。メール受信送信プラン電話代行をプラスすることで、メールのあとに電話をしてこられるお客様にも敏速に対応することが可能となります。通販サイト・求人の応募応対などに大好評のサービスです。

クレーム電話に特化した電話代行ならクレームプラン、全ての企業に導入をして頂きたいサービスです。お客様相談室を設置することでお客様の声を多く拾い、サービスの向上、品質管理、スタッフへの引き締め効果もあります。これを外部委託にすることで、お客様の声が消される心配がなくなります。

不動産賃貸・管理会社向け特化のサービスプラン不動産会社向けパッケージプラン、大好評、アフターコールナビ定番のサービスです。物件案内・内見案内・入居者サポートと全てを365日対応致します。利便性が上がりますので、売上向上効果と入居者からの評価も上がる効果が期待できます。

急にスタッフが不足した、大型連休中のみ、災害、台風、大雪などに利用頂く短期スポットプラン、審査なしすぐにご利用頂けます

整体・ネイルサロン向けのサービスパッケージ、予約受付・キャンセル対応を致します。それ以外でも予約・キャンセルの受付をしてほしいサービスなら全業種ご利用頂けます。アフターコールナビから予約スケジュールのひな型も無償でご用意します。

ご利用実績

住宅設備メーカー、不動産会社、自動車販売店、通販サービス、弁護士、司法書士、税理士紹介業、比較サイト、ロードサービス業、水道メンテナンス業、整体鍼灸、ネイルサロン、サービス業、情報通信業、インターネット営業、システム開発会社、ソフトウェア販売会社、教育教材販売会社、塾スクール、リフォーム業、人材派遣業など、さまざま業種に対応しております。