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リモートワークの重要性とは

世界を突如襲ったコロナと呼ばれる新たな感染症ウイルスは、社会に数々の変化をもたらしました。その一つが、リモートワークの一般化でしょう。外出とともにオフィスへの出社も自粛する傾向が強まり、自宅などで仕事が行えるリモートワークが急速に普及しました。国によるコロナ感染症の取り扱いが変わったことで、コロナ禍は徐々に収まりつつあるといえますが、リモートワークへの注目度は依然として高いままです。そこには、いくつかの理由があります。まずは、リモートワークの重要性を考えてみましょう。

＃無駄な時間や労力の削減につながる
リモートワークのメリットは、従来の出社するスタイルと比較して、多くの会社員の時間や労力を削減できる点にあります。日本の通勤ラッシュは世界にも知られている光景ですが、リモートワークは通勤にかかる時間と、そこで多くの会社員が体感する疲労の軽減に役立つでしょう。自宅にいながら、あるいは、コロナ禍が収まってからは好きな場所やサテライトオフィス、レンタルスペースなどで仕事に取り組めるためです。これまで業務とは直接的なかかわりがなく費やしていた時間や労力を仕事へと注げれば、より生産性の向上を目指せます。

＃働き方や価値観の多様化に対応できる
コロナ禍は、社会の価値観の多様化を促進しました。リモートワークが広まったことにより自宅でも仕事ができると多くの人が気づき、また、予期せぬ事態に経済的に備えるために副業などを始める人も増えたようです。コロナ禍を機に独立した人もいるでしょう。今後も働き方や価値観の多様化は進むとみられます。しかし、人口減少による労働力低下はなかなか改善しません。人手不足を補うためには、企業も社会の多様化に対応する必要があります。リモートワークの導入は、働き方の選択肢を広げる施策となりえます。優秀な人材の確保や採用コストの削減などの効果をもたらす可能性があり、特に人手不足が深刻な業界や企業では積極的に取り入れたい施策となるでしょう。

＃新たな感染症への対策が講じられる
コロナ禍は収束へと向かっているとされていますが、これは国がコロナ感染症の扱いを変更し、多くの人が受け入れた結果です。コロナウイルスはなくなってはおらず、今後も変異をし、突然猛威を振るい始める可能性もゼロではありません。また、新たな感染症が出てきてパンデミックを起こす可能性もあります。そのような際に、リモートワークを導入している企業と導入していない企業とでは、経営に与えるダメージはまったく異なるものになるでしょう。

予期せぬ事態が訪れても、リモートワークを導入している企業では、通常通りの業務が行える体制が維持できます。一方で、リモートワークを導入していない企業は、売上や業績に大きな悪影響が及び、経営上の危機的な状況となりかねません。まだリモートワークを導入していない企業は、次なる感染症への対策を講じる意味でも、積極的にリモートワークの導入を進めた方がよいでしょう。特に、少しの売上や業績の悪化が経営に大きな影響を与えかねない中小企業こそ、早めの準備が肝要です。

リモートワークの導入に必要なものとは

単に、従業員が会社に出勤しない状態を作っただけでは、リモートワークは成り立ちません。自宅などオフィス以外でも問題なく仕事ができる状態の構築が重要です。ここでは、リモートワークの導入に必要なものを解説します。

＃業務の外注化
リモートワーク導入の際には、従業員の担っている業務の洗い出しを行います。オフィスでしかできない業務と、オフィス以外でもできる業務とに選別しましょう。その際、外注化できる業務も確認します。外注化は、少ない人員で効率よく業務を遂行するためには不可欠です。外注化が進められれば、リモートワークによる従業員の負担、ひいては経営者や管理者の負担も軽減させられます。代表的な業務の一つが、電話対応です。多くの企業にとって、取引先や一般消費者、営業先からの電話への対応は欠かせません。重要度が高いにもかかわらず、外注化が可能な業務でもあります。リモートワーク導入の際には、電話対応業務の外注化は積極的に進めてもよいでしょう。

＃必要なツールやソフトウェアの導入
オフィスで行っていたのと同様の業務の遂行には、新たなツールやソフトウェアの導入も必要になります。チャットなどで連絡を取り合うツールやビデオ会議を行うツールは、多くの企業で不可欠です。また、情報の共有ソフトも取り入れなければいけません。人事担当者や管理者は、従業員の業務を評価するシステムの導入も必要です。事務作業も、ソフトウェアの活用により問題なく行えるでしょう。営業活動はオンラインでも可能です。現場管理のシステム化も、専用のツールやサービスを活用すれば、さほど難しいものではありません。裏を返せば、これらのツールやソフトウェアさえ取り入れられれば、中小企業でもリモートワークの導入が可能となります。

＃業務手順の修正や構築
リモートワークの導入に伴い、必要に応じて業務手順の修正が必要です。チャットやビデオツールなどで、同じオフィスにいる感覚で業務を行うのも難しくはないでしょう。しかし、指示の方法や業務の流れなどを変える必要が生じた場合には、業務手順にも手を加えなければいけません。また、新たなプロセスや作業が増える場合には、それも含めて業務手順の再構築も行いましょう。

＃社内ルールの構築と周知
リモートワークの導入や実施の際には、社内ルールを構築する必要も出てきます。はじめてリモートワークを導入するのであれば、なおさらルールを明確に作り上げなければいけません。単に業務をこなすためだけではなく、成果へとつながるようなルールづくりを行いましょう。また、そのルールの周知徹底も不可欠です。ルールを作った人と遂行する人の間に齟齬が生じないよう注意する必要もあります。

＃研修とトライアル
ルールの周知とともに、社内研修も徹底しましょう。特に、新たなツールやソフトウェアを導入する際には、活用する従業員に対する研修は欠かせません。リモートワークの意義も含め、従業員の理解が深まるような研修を行います。本格的なリモートワークへと移行する前に、トライアルの実施も必須です。トライアルでしか見つからない問題や疑問もあるでしょう。実際に従業員に体験してもらい、よりスムーズに業務に取り組めるよう制度を整える必要があります。

＃評価と改善
実際にリモートワークを導入した際には、定期的に評価と改善を行います。生産性が下がっていれば、どこに問題があるのかを見極めなければいけません。従業員の意識だけでクリアできない課題もあります。必要に応じて、ツールやソフトウェアの見直しも行いましょう。リモートワークに適したツールやソフトウェア、サービスは多々あります。それらを適切に選択・活用し、評価と改善を繰り返し、効率のよいリモートワークの推進と定着を目指しましょう。