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起業家の多くが活用する電話代行サービスとは

成功する起業家の特徴を紹介しましたが、これらを踏まえたうえで、非常に重要な共通点が成功者にはあります。それは、多くが電話代行サービスを活用している点です。まずは、電話代行サービスについて知り、その重要性について理解しておきましょう。

＃電話代行サービスとは
電話代行サービスとは、自社にかかってきた顧客や取引先などからの電話に、経営者や社員の代わりに対応するサービスです。電話代行業者によりサービス内容は異なりますが、主に、一次的な対応を任せることができます。数の多い、あるいは想定できる問い合わせの内容と回答をあらかじめ伝えることで、企業の代わりにプロのオペレーターに対応してもらうことが可能です。オペレーターでは対応の難しい内容の問い合わせや、重要な取引先等からの連絡に関しては引き継いだうえで、自社で対応ができます。企業の窓口的な役割を担うサービスと理解しておくとよいでしょう。

＃質やサービスの向上がみられる電話代行サービス
電話代行サービスの重要性は増してきています。成功する起業家の特徴をいくつか挙げましたが、電話代行サービスは、これらの特徴を体現するために不可欠なツールとなってきているといってもよいでしょう。それに伴い、電話代行業者の質やサービスの内容も向上・充実してきています。企業にとってこうしたサービスは外注や委託の形となるため、契約に二の足を踏む企業も未だに少なくありません。しかし、積極的な活用こそが、成功への近道になると理解する企業も増えてきています。

＃起業家は特に電話代行サービスの活用が不可欠
特に、独立したばかりの起業家にとって、電話代行サービスの活用は不可欠です。成功する起業家の特徴の一つとして、時間とお金の重要性を認識している点について解説しました。お金に関しては、税理士の選択が非常に重要です。そして、時間に関しては電話代行サービスの利用がポイントの一つとなります。起業家が成功を収めるための通り道では、税理士の次に電話代行サービスの活用が重要と言っても過言ではありません。

確かに、利用料はかかります。しかし、費用がもったいないからと電話代行ではなく、転送によって問い合わせのすべてに対応するのは適切とはいえないでしょう。説明したように、時間はお金と同様に重要なものであり、時間の使い方がお金の生み出し方をも大きく左右するためです。詳細は後述しますが、顧客や取引先からの信用・信頼とも無関係ではありません。電話代行サービスにかかる月額1万円前後のコストは、独立当初はアルバイトや副業をしてでも支払う価値があります。

電話代行サービスの活用が事業成功への近道となる理由

なぜ電話代行サービスの活用が起業家としての成功へと繋がるのか、その理由を電話代行サービスを利用するメリットとあわせて解説していきましょう。

＃顧客や取引先との信頼関係が構築できる
単なる電話の転送であれば、顧客や取引先からの問い合わせに、起業家自身や雇用する社員がすべて対応する必要性が生じます。しかし、それはあまり効率的であるとはいえません。特に独立直後の起業家は自身が積極的に活動する必要があり、必ずしもオフィスにいるとは限らないためです。また、出先で人と会っている時間も多いため、問い合わせに対し即座に対応できるとも限らないでしょう。電話に出られなかったり対応が悪くなったりすれば、顧客を不安・不快にさせかねません。適切に対応できない事態が一度でもあると、顧客や取引先との信頼関係の構築が難しくなります。

電話代行サービスの活用は、こうしたリスクの回避に役立つ点が大きなメリットです。経営者や社員が営業活動や商談の最中であっても、顧客や取引先からの問い合わせに適切に対応できます。転送のみでは対応できないケースでも、電話代行サービスであれば対応すらできない事態はまず生じません。顧客や取引先からは、安心して問い合わせができ信頼に値する企業であると判断してもらえるでしょう。これが、成功する起業家が電話代行サービスを活用している大きな理由の一つです。

＃時間的・人的コストが削減できる
企業が顧客などからの問い合わせに適切に対応するためには、電話対応専門の人員の配置が必要です。しかし、独立・起業したばかりで、自社にそこまで用意できる企業は多くはありません。専門の人員が配置できない場合、電話がかかってくるたびに経営者や社員が本来の業務を中断しなければならず、無駄な時間が生じます。専門の人員を配置すれば人的コストがかかり、配置できなければ時間的コストがかかる点は、起業家にとって悩みの種となるでしょう。

この問題も、電話代行サービスの活用で解消可能です。企業への最初の問い合わせへの対応を電話代行業者が請け負うことで、企業は時間的・人的コストが削減できます。簡単な問い合わせや基本的な受注程度であれば顧客と電話代行業者の間で完結できるため、大きなコスト削減効果が得られるでしょう。これが、アルバイトや副業をしてでも月額料金を支払い、電話代行サービスを利用した方がよい理由です。また、この時間的・人的コストの削減は、長い目でみれば売上や業績アップへと繋がるため、結果的に成功への近道にもなりえます。

＃適切かつ丁寧な対応ができる
電話対応のプロに顧客の対応をしてもらえる点も、電話代行サービス活用のメリットです。起業家としての能力に長けている人が、必ずしも電話対応が上手であるとは限りません。特に、起業したばかりで忙しければ、一般消費者からの些細な問い合わせすべてに丁寧に対応することは難しいでしょう。また、そうした一般消費者は問い合わせに対する対応にシビアな傾向もあります。少しでも対応を間違えれば、すぐにSNSへと拡散され、企業の評価を落としかねません。電話代行サービスの活用により顧客満足度の向上を図ることも、事業を成功へと導く重要なポイントとなります。

＃自身や社員の仕事に集中できる
電話対応を自社ですべて行うと、問い合わせのたびに経営者や社員は業務を中断せざるをえません。無駄な時間が発生するのはもちろん、自身や社員の集中力を削ぐことにもなりえます。本来の業務に集中できなければ、短期的な目標が達成できないなど、事業にも悪影響を及ぼしてしまうでしょう。成功する起業家が電話代行サービスを活用するのは、こうした業務の中断をできる限り避け、営業活動や商談なども含め、やるべきことに集中するためでもあります。結果、事業の成功への近道となることが期待されます。

電話代行業者の選び方

電話代行業者ごとに、サービス内容は大きく異なります。独立・起業したばかりの人が電話代行サービスを利用する際、最低限チェックしておきたいポイントを紹介していきましょう。

＃実績をチェック
実績のある業者を選択すると、安心して電話代行の依頼ができます。実績に自信を持つ業者は、創業年数や契約社数などを公表しています。それらをもとに実績を確認してみましょう。実績があり規模が大きければ、必ずしもよいサービスが受けられるとは限りません。しかし、マニュアルがしっかりとしていたり品質が高かったりする業者は、やはり実績を積み上げているケースが多いため、一つの比較材料とはなりえるでしょう。

＃対応時間やプランを比較
電話対応が可能な時間帯や、上限コール回数なども業者により異なります。問い合わせの多い時間帯に稼働している業者かどうかの確認は必須です。平日のみ対応している業者も少なくありません。土日・祝日の問い合わせも想定される場合には、この点に注意して業者を選択する必要があります。一方、24時間365日対応している電話代行サービスもあるため、顧客のニーズや特性に合わせた選択が重要です。また、多くの業者では複数のプランが用意されています。専門業プランや士業向けプランのある業者もあります。専門性が高まるほど料金も高くなるのが一般的です。こうしたプランの詳細も確認し、外注する業者を選択しましょう。

＃まずはリーズナブルな業者から選択
電話代行業者は、まずはリーズナブルな業者から選択するのが基本です。特に、独立・起業したばかりの人は、利用料金の安い業者の選択がポイントとなります。料金が高いほど、よいサービスであるとは限りません。自社に必要な対応時間や必要最低限のサービスが整っているのを確認したら、あとは料金を比較して選ぶとよいでしょう。成功の秘訣は、トライアンドエラーを繰り返すことです。最初はリーズナブルな業者を利用し、さらに充実したサービスが必要だと判断すれば、プランや業者を切り替えましょう。成功する起業家には柔軟な対応や思考が不可欠であり、電話代行業者の選択にも同様のことがいえます。

リーズナブルな電話代行業者5選

独立・起業したばかりの人が選びやすい、非常にリーズナブルな電話代行業者を5つ紹介します。

＃インターコード
インターコードは、月額2900円で月20コールまで対応可能な「格安電話代行プラン」を提供している業者です。業界最安値クラスといってもよいでしょう。また、初回2週間はお試しキャンペーンとして無料での利用も可能です。独立・起業したばかりの人であれば、試す価値の高い業者となります。問い合わせの件数が想定できない場合は、月額9800円のところ月額4800円で利用できる「電話代行お試しプラン」も検討の価値があります。月に100コールまで対応してもらえるため、やはり独立・起業したばかりの人にとって利用価値の高いプランです。お試し期間が終了すると通常の月額9800円となりますが、その間にインターコードのサービスの質等を見極められます。

＃Shibuya Office
年数・件数ともに実績のある電話代行業者です。30日間の返金保証制度が設けられている点も、安心できるポイントとなります。非常に豊富なプランが用意されており「スタート」と称された格安プランは、月額3000円で利用可能です。「スタート」は月に20件まで対応可能ですが、つづく「エコノミー」は、月額5000円で40件まで対応してもらえます。低料金プランが細分化されている点が魅力で、独立・起業したばかりの人にとっては、選択肢の幅が広げられる点が大きなメリットとなるでしょう。コール件数や対応内容により、さらに上位のプランも多く取り揃えています。事業の成長や拡大に合わせてプランを選び直せる点も魅力です。

＃MKサービス
MKサービスは、月額2960円から利用できる電話代行業者です。月額2960円の「スモールプラン」は、月に20回までのコールに対応可能です。20回を超えた場合、それ以降は1回あたり148円で対応してもらえます。超過料金に関しても非常に安く抑えられているため、独立・起業したばかりであればリーズナブルなサービスとなるでしょう。月に40回のコールまで対応可能な「ハーフプラン」も月額5720円と低料金です。ちなみに「ハーフプラン」の超過料金は1コールあたり143円です。オペレーターの質にも自信があると謳っているため、コストパフォーマンスを重視する起業家も試してみる価値があります。

＃ハートフルコールセンター
プランは2種類のみですが「ライトプラン」は月額4000円と低料金です。月のコール数は30件までとなっており、サービス内容をみれば非常にリーズナブルといえるでしょう。自社への報告が不要な営業電話に関してはコール数には含まれず、必要な顧客や取引先からの問い合わせのみコール数が消費されます。コストパフォーマンスを重視する起業家にとっては魅力ある業者です。即時のメール報告のほか、SlackやChatwork、LINEでの報告にも対応しています。そのほか、オプションサービスも充実しており、自社のニーズに合わせてカスタマイズが可能です。秘書検定2級を保有したオペレーターが対応するため、品質にも定評があります。

＃なごみ系の電話代行サービス
株式会社シンフォネットが提供する電話代行サービスです。「おてがる10コース」が月額4000円、つづく「おすすめ25コース」が月額4500円、最高額プランである「ゆったり40コース」が月額5000円となっています。3つ以上のプランが用意されているにもかかわらず、最も高額なプランでも月額5000円という料金設定は、他ではあまりみられないほど格安です。プランに入っている数字は、月の対応コール数です。超過した場合は1コールごとに100円追加されますが、これも業界トップクラスの安さといってよいでしょう。事務的ではなく、自然で温かい対応が魅力のサービスです。その雰囲気が企業の特徴や取り扱い商品にマッチしていれば、より選ぶ価値が高まります。