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電話代行サービスを士業事務所で利用するメリット

電話代行サービスは、士業事務所で活用することでさまざまなメリットを得ることができます。では、具体的にはどのようなメリットが期待できるのかいくつか例をあげていきます。

丁寧な対応で信頼を得やすい
弁護士や会計士、司法書士、行政書士など、士業と呼ばれる職業に求められるのはまず信頼性です。そして、顧客が初めて問い合わせをする際、電話を受けるスタッフの対応によって事務所の印象が左右されます。士業事務所で窓口となる電話を受けるには、丁寧で的確な受け答えができる人材でなければなりません。社員を何人か抱えているような大手の事務所であれば、適切な対応を身につけているスタッフを受付専用に置くこともできるでしょう。しかし、少人数の事務所では手が回らないこともあります。電話代行サービスを利用すれば、訓練を受けたスタッフが事務所の顔として適切に対応してくれます。

業務にじっくり時間が取れる
一人で経営している士業事務所の場合、外出中は自分の携帯電話に転送するなどの対応をすることは多いものです。ところが、転送することで肝心の仕事が疎かになる場合も出てきます。例えば、顧客のところで大切な打ち合わせをしていることもあるでしょう。司法書士や弁護士であれば、代理人として出廷したり、申し立て業務を行ったりすることも少なくはありません。顧客の相手と面会し、代理で交渉を行うこともあります。電話を転送したところで、着信があっても結局出るのは難しいといえます。そのようなときでも、電話代行サービスを利用すれば代わりに電話を受けてもらえるのは大きなメリットです。重要な電話を逃さずに済みますし、注意力が散漫になることもなく業務に集中できます。

不要な電話でわずらわされずに済む
事務所の電話にかけてくる相手は、必ずしも顧客だけとは限りません。セールスやアンケートなど業務とは無関係の電話がかかってくることも多いものです。悪質なものになると、1社で何度もかかってくることもあります。そのような電話まで社員が応対していると、本来の業務の手を休めることになります。電話代行サービスを利用すれば業務以外の電話で時間を取られることはありません。勧誘など不要な電話は省いて、業務に関係した電話だけを報告してくれます。

リモートワークにも対応できる
電話代行サービスは、自社の電話番号を使えるものの電話自体は事務所で受ける必要がありません。そのため、リモートワークに対応できる点もメリットです。少人数しかいない事務所の場合だと、顧客の電話を受けるためだけに出社しなければならないことも出てくるでしょう。しかし、何らかの事情でリモートワークが必要になることもあります。そのようなときでも、電話を代行で受けてもらうことができれば、出社することなく自宅など事務所以外の場所で業務に従事することもできます。

レンタルオフィスでも開業しやすい
行政書士や社労士など、起業したばかりのうちは自宅をオフィスにしたり、レンタルオフィスやコワーキングスペースを利用したりする人もいるでしょう。業務を行うことに問題はなくても、顧客の電話をその場で受けるのは抵抗を感じることもあります。そもそも、守秘義務についてもしっかり対策できる場所を考えて電話を受けなければなりません。その点、一次対応を電話代行サービスに依頼できれば、守秘義務に配慮した場所を考えて折り返しの電話をかけることができます。顧客にも「電話対応がきちんとしている」というイメージを持ってもらえます。

いつでも顧客の電話に対応できる
弁護士や司法書士のような仕事は、民事でのトラブル相談を受けることが多いものです。困った問題が起こったとき、時間帯や時期に関係なくすぐに相談したいと考える人は珍しくありません。そのような顧客にとって、いつでも電話がつながる事務所は心強く感じるでしょう。しかし、実際に社員や経営者が年中無休で電話受付をすることは無理な話です。そのような問題は、24時間365日対応可能な電話代行サービスを利用すれば解決できます。

電話代行サービスは一次応対が主な業務ですから、顧客の電話を受けるだけになります。そもそも法律に関する有資格者ではありませんし、電話で相談を受けられるわけではありません。それでも、電話がつながるというだけで安心できる顧客はいます。メールや専用の相談フォームを用意していても、実際の人と話せるというだけで信頼感が違います。オペレーターが対応することで「確実に連絡をもらえる」と感じてもらえるでしょう。その結果、顧客を獲得するチャンスを逃さずに済みます。

士業事務所での電話代行サービス活用事例

では、実際に士業事務所で電話代行サービスを利用するにはどのようなケースがあるのか、ここでは一般的な活用事例を紹介していきます。

一人事務所の受付専用スタッフとして活用する
電話代行サービスは、サイドビジネスなど一人で事務所を経営しているときの受付専用のスタッフとして活用できます。弁護士や会計士、司法書士といった資格を有していれば、一人で事務所を開設することは簡単です。業務上それほど不便を感じることもないでしょう。ただし、電話の受付となると専用のスタッフがいなければ不便な面も出てきます。しかし、副業など空き時間に業務を行っている場合は、人を雇用するのは難しいものがあります。そのようなときに電話代行サービスを活用すると便利です。

営業時間外の受付専用サービスとして活用する
士業事務所にかかってくる電話は、日中だけとは限りません。会計事務所や社労士事務所などは対企業での業務が一般的ですが、弁護士や司法書士、行政書士などは一般人を相手にすることも多い職業です。そのため、夜間や週末に問い合わせの電話をする人も少なくはありません。しかし、だからといって夜間や週末も事務所を開けておくのは経費がかかります。そもそも、労働時間の問題も考えて対応する必要があります。その点、電話代行サービスを使えば、事務所が休みの間も電話を受けることが可能です。退社時間が早い場合は夜間だけ活用するのもいいですし、事務所が休みの日だけ活用するという使い方もできます。

人材不足を補うための手段として活用する
社員として電話受付専用のスタッフを雇用したくても、思うように良い人材が集まらないこともあります。そのようなときは、電話代行サービスを利用しましょう。人材がいないからといって、経営者や他のスタッフが電話対応に追われていては、本来の業務に支障が出ます。受付ができるスタッフがいないときは、電話代行サービスを活用するほうが便利です。何より、雇用に関する手続きをする必要もありません。利用するプランによっては、社員を雇用するより経費を抑えることも可能です。

電話代行サービスを選ぶ際のポイント

電話代行サービスは、会社ごとに提供しているサービスや特徴に違いがあります。数多い代行会社の中から自社に合ったサービスを選ぶ際のポイントを紹介していきます。

自分が利用したい内容に合ったプランが用意されている
まずポイントとして押さえておきたいのは、自社のニーズに合ったプランが用意されているかどうかです。実際には1日数時間しか必要性がないのに、日中から夜間まで対応するプランしか利用できないと、その分の費用が無駄になります。必要な部分だけカバーするのは電話代行サービスの上手な使い方です。どこまで導入するか迷っているときは、まず無料プランを用意している代行会社を利用してみるのもいいでしょう。また、状況に応じて導入の幅を広げていきたいなら、プランの種類が豊富であることもポイントです。そうすれば、低価格のプランから少しずつ始めることもできます。

希望の時間帯が対応範囲内になっている
電話代行サービスには、朝から夜間まで対応している代行会社もあれば、24時間365日対応可能にしている会社もあります。そのため、利用したい時間帯が対応範囲内になっているかどうか確認して選ぶといいでしょう。例えば、営業時間意外のすべての部分に対応させたいなら、24時間365日カバーしてくれる電話代行サービスが適しています。もしくは、営業時間後の数時間だけ対応して欲しいときは、夜間遅い時間帯までカバーできれば問題はありません。夜9時まで対応可能な電話代行サービスを選べば、夕方5時に退社して4時間だけ利用するということもできます。

オペレーターの質を重視する
士業事務所の場合、重視しておきたいのはオペレーターの質です。プロとして、顧客への受け答えのマナーがしっかりできているかどうかは選ぶうえで大切な判断基準といえます。電話の応対次第では、顧客を逃すこともあります。電話代行サービスは、自分の事務所の顔として顧客に接してくれる大切な存在です。自社のイメージに合っているか、求めるスキルをクリアしているか見極めましょう。