お役立ち情報

時間に左右されずに賃貸物件の問い合わせを受けられる

電話代行サービスを利用すれば、不動産会社の営業時間に関係なく賃貸物件の相談や問い合わせを受けられるのがメリットです。不動産会社の多くは、土日も営業をするなど日中働いている人が利用しやすいよう配慮しています。しかし、気になる賃貸物件を見つけたときは、曜日や時間に関係なくすぐに問い合わせしたいと考える人は少なくありません。特に、仕事の事情などで早めの引っ越しを迫られている人は、少しでも条件に合った物件があればすぐに押さえたいと考えるでしょう。

営業時間外でも電話を受けることができれば、そういった顧客を逃すこともありません。希望の物件や内覧希望日、連絡先など必要事項を電話代行サービスのスタッフから伝えてもらい、営業時間になってから折り返し連絡を入れることが可能です。ホームページに専用の問い合わせフォームを設けるのも一つの方法ですが、専用フォームやメールでは機能しているかどうか不安を感じる人もいます。AIによるチャットボットも同じです。電話なら「人が応対してくれる」という安心感があり、獲得できる顧客数を増やすことができます。

電話代行サービスは、キャンセルを希望する顧客の受付先として利用しても便利です。賃貸の申し入れがあったというだけで実際に賃貸契約を締結させる前であれば、何らかの事情でキャンセルしてくるというケースは珍しくはありません。しかし、こういった電話は売り上げにつながるものではなく、対応しているだけで他の業務に支障が出ることもあります。不動産会社の担当者が直接対応する必要のない電話は、電話代行サービスを使うほうが時間を無駄にせずに済みます。

入居者専用窓口として利用する

賃貸物件の管理も行っている場合、時間を取られやすい業務に「入居者のクレーム処理」や「設備に関する問い合わせ」などの対応があります。例えば、トイレの詰まりなどの問題であれば、入居者自身が業者に直接相談して解決することは可能です。しかし、建物そのものの問題や家主が費用を負担しなければならない設備の故障などはそうはいきません。問題が起こった場合は、まず管理会社に相談や問い合わせが入るのが一般的です。電話代行サービスを利用すれば、建物や設備に問題が出たときに不動産会が営業時間外だったとしても対応することはできます。

実際には、不具合が起こっている状況を聞いて管理担当部署に伝えるという形になりますが、入居者が時間を改めて電話を入れ直すという手間がかかりません。気づいたときにすぐ報告できるのは入居者側から見てもメリットです。また、物件管理をしていると、入居者同士のトラブルや苦情で時間を取られることも出てくるのではないでしょうか。騒音など迷惑行為に及んでいる入居者がいる場合、直接本人に注意するより管理担当者に報告する人は多いものです。

特に、外国人労働者の受け入れが拡大されてからは、これまでは見られなかった地方の賃貸物件にも外国人が入居するケースは増えています。生活習慣の違いなどから思わぬ近隣トラブルに発展することも少なくありません。例えば、時間帯に関係なく大音量でカラオケを楽しむ人もいれば、大勢の友人を集めて頻繁にパーティーをする人もいます。このような、外国人入居者による騒音トラブルは問題になりつつあります。音の問題は、不動産会社が営業を終了した夜間も発生しやすいものです。すぐに解決できなくても「問題を報告できた」「不満を聞いてもらえた」という事実があれば、その場は安心できる人もいます。

入居者から来るクレームの電話もすべて対応していては、営業など不動産会社の本来やるべき業務の時間まで取られることになります。入居者専用窓口として電話代行サービスを利用すれば、注意喚起のチラシをポスティングするなど業務を最小限に抑えることが可能です。

販売物件の窓口として活用する

販売物件を扱う場合でも、電話代行サービスを利用するメリットはさまざまなものがあります。具体的にはどのようなものが考えられるのかを見ていきましょう。

物件の問い合わせに対応しやすい
販売物件を扱っている場合も、営業時間外の問い合わせ先として電話代行サービスを利用すると便利です。売主との契約が専任媒介契約ではない場合、電話がつながらないことが原因で他の不動産会社に顧客を取られることにもなりかねません。特に、販売を開始したばかりの頃や価格が下がった直後は問い合わせが集中しやすいタイミングです。営業時間外は電話代行サービスで対応できるようにしておけば、販売のチャンスを逃さずに済むでしょう。

内覧希望や変更の対応も可能
電話代行サービスを利用すれば、物件の内覧希望の受付や日時変更などの対応もスムーズになります。営業時間外に利用するという方法もありますが、電話代行サービスを内覧に関することだけに絞れば、問い合わせなど他の業務に集中できるのもメリットです。少人数で経営する不動産会社でも、業務をスムーズにこなせるようになるでしょう。内覧が可能な日時リストをあらかじめ電話代行サービスのスタッフに渡しておけば、後は希望者の電話を受けてリストを埋めてもらうだけで済みます。希望日に変更が出たときも、報告書として受け取れば調整することが可能になります。

売主からの依頼もスムーズに受けられる
売主からの問い合わせ専用として電話代行サービスを利用することも可能です。空き家を相続したものの住む予定がない人や、夫婦で介護施設に入居するために自宅を売却したい人など、さまざまな事情を抱えた売主がいます。こういった相談については、窓口に直接訪問する売主も少なくはないでしょう。対面で話を進めているときに他の売主から電話を受けても、細かい相談まで乗ることはできません。売却希望の専用窓口ダイヤルという形で電話代行サービスを利用すれば、空き時間に折り返しの電話をしたり後日面談したりして余裕を持って話を進めることができます。

分譲地即売会やモデルルームの専用窓口として使う

分譲地即売会やマンションのモデルルームの内覧会などを行うときは、事前の準備に時間を取られやすくなります。こうしたイベントは、あらかじめチラシやホームページでも案内が行われるのが一般的です。予約制にする場合も、専用フォームを設けることができます。しかし、ネット上で対応するだけでなく、電話でも対応できるよう準備しておかなければなりません。

専用フォームを準備していても、スムーズに予約できない場合も出てくるためです。例えば、通信会社のシステムトラブルによって通信が遮断されるケースもあれば、ユーザー側の端末に不具合が起こるケースもあり得ます。このようなトラブルも想定して、販売会などのイベントを行うときも電話代行サービスを利用すると便利です。予約の受付だけではありません。チラシやホームページの案内を見て問い合わせをしてくる人に向けて、対応できるよう準備をしておくことも大切です。

だからといって、不動産会社のスタッフが電話応対も行っていては、当日の準備が疎かになることもあります。また、普段から電話での案内に不慣れなスタッフが対応することで、うまく伝わらないことも出てきます。特別なイベントやキャンペーンを実施するときは、電話で案内することに慣れているプロに任せておきましょう。問い合わせの応対だけではなく、過去に物件購入を検討していた顧客に案内をするという使い方もできます。電話オペレーターとして適切な訓練と経験を積んでいるスタッフなら、イベントの主旨や内容を上手に案内してもらえるでしょう。

電話代行サービスを利用するときのポイント

不動産業においても、電話代行サービスを利用することでさまざまなメリットを得ることができます。しかし、どのような代行サービスでもメリットにつながるというわけではありません。そこで、最後に、電話代行サービスを選ぶうえで押さえておきたいポイントをいくつか紹介します。

自社のニーズに合っている代行サービスを探す
まず、電話代行サービスをどのような使い方をするのかを考えておく必要があります。そのうえで、ニーズに合った代行サービスを探すことがポイントです。例えば、業務時間外の顧客対応として利用したいなら、夜間や早朝も対応可能な電話代行サービスを探さなければなりません。繁忙期やイベントなどの受付対策として利用するなら、必要なときだけ利用できる代行サービスが適しています。電話代行サービスといってもさまざまです。対応可能な時間帯はもちろん、自社の特徴やニーズに合った代行サービスを上手に探すことがポイントです。

必要な部分だけ無駄なく依頼できるかどうか確認する
電話代行サービスを利用するうえで考えておきたいことの一つが、費用対効果です。費用がかかるだけで実際の効果が見えないなら、利用する必要性がなくなります。あまり費用をかけずに必要最小限にとどめておきたいなら、会社が休日のときだけ利用するのも一つの考え方です。もしくは、はじめは休日や夜間の数時間だけ利用してみて、効果を見てみて利用を増やしていくのもいいかもしれません。高額な契約しか用意されていない代行サービスをいきなり利用するのではなく、柔軟性の高いプランが用意されている代行サービスを利用するのもいいでしょう。

オペレーターの質を重視する
電話では、相手の顔が見えません。そのため、印象が左右されるのは話し方や説明にともなうスキルです。相手が何を知りたいのか適切に判断する能力を備えているのはもちろん、電話オペレーターにはさらに必要な情報を的確に説明する能力も問われます。オペレーターとして、最低この2点のスキルは備えておく必要があります。代行サービスのオペレーターであっても、電話をしてくる人にとっては「会社のスタッフ」です。会社の顔として接してもらう以上、失礼な対応をすることがあってはいけません。信頼や品位を損なうことのないよう、高品質のオペレーターがいるかどうかは重視することがポイントです。