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【クッション役1】電話に出たくないパターン

かかってきた電話に出ることが、売上アップにつながることはよくあります。分かっていても、状況によっては出たくないと思うこともあるでしょう。そう感じやすい状況を以下に挙げ、電話代行がクッション役になる仕組みも説明します。

プライベートの時間
個人事業主の場合、すべての問い合わせに自分だけで対応していることも多いです。それを可能にするため、プライベート用の携帯電話を事業でも使っているケースは珍しくありません。電話の取りこぼしが生じにくく、仕事から離れているときでも対応できますが、その代わりに生じるリスクも大きいです。24時間いつも着信の有無を意識する必要があり、心から気を休められる時間が減ってしまいます。たとえば、家族サービスで遊園地に出かけているときでも、電話がかかってきたら対応することになるでしょう。最初に電源を切っておくなど、対応しないようにすることも一つの手ですが、売上アップの可能性を下げてしまう点に注意が必要です。

小規模なビジネスだからこそ、顧客一人ひとりを大切にしなければならず、自己都合を優先するような割り切りは難しいです。とはいえ、プライベートを軽んじると、リフレッシュ不足で仕事に支障が出ることもありえます。また、家族との関係が悪くなるなど、仕事に打ち込みづらい事態が起こるケースもあるのです。電話代行のサービスを有効活用すれば、このようなリスクを防ぐクッション役になってくれます。プライベートの時間帯における対応を一任することで、ビジネスチャンスにつながる着信を逃しません。緊急度の高い内容のみ早急に知らせてもらうなど、しっかりルールを決めておくとプライベートの時間を確保しやすくなります。

同じ対応の繰り返し
小規模のビジネスでも、新商品の案内やキャンペーンの告知を発信すると、多くの顧客から電話がかかってくるケースもあります。このような場合、電話に出るたびに同じ説明をすることになるでしょう。顧客に関心を持たせた点は狙い通りですが、次第に対応の繰り返しが手間だと感じ、もう出たくないと思ってしまうこともあるのです。最初のうちは熱心に説明していても、飽きてくるとストレスが溜まり、事務的な口調になることもよくあります。無意識に対応の質が下がって悪い印象を与えると、その時点で顧客は興味を失うかもしれません。それどころか今後の購入先から外されるリスクもあるため、丁寧な説明をいとわないスタンスが求められます。

しかし、顧客全員に対し、そのような対応を続けるのはハードルが高いです。個人事業主は多様な作業を自分で担当しなければならず、電話に長く注力できないことも多いでしょう。このようなケースにおいても、電話代行がとても役に立つことを見込めます。スタッフに説明の仕方を教えておくと、電話が何度かかってきても、その通りに対応を続けてくれるからです。顧客が雑な説明を受ける事態も防げるので、双方にとって素晴らしいクッション役といえます。

【クッション役2】電話に出られないパターン

個人経営の環境だと、電話の着信に気付いても対応できるとは限りません。すぐに出たいと思っても、以下のような状況では諦めざるを得ない場合もあるのです。これらの状況について具体的に紹介し、電話代行が問題の解決に効果的である理由を説明します。

他の業務を遂行
個人事業主はさまざまな業務をこなさなければなりません。一般的な企業とは異なり、特定の役割に専念するのではなく、多方面を意識しながら働くことになるのです。そのような実情があるため、取引相手と打ち合わせをしているときに、電話がかかってくることも十分にありえます。電話に出て取引相手を待たせると、印象が悪くなって商談に悪影響が生じかねません。外回りの営業で交通機関を利用している場合、電話に出ると周りに迷惑をかけてしまうケースもあります。したがって、取引相手や周囲の人に気を遣い、電話に出ないようにする判断は悪くありません。

ただし、それはマナーという観点で捉えたときの評価です。別の観点によって、ビジネスチャンスを逃すリスクにも目を向ける必要があります。たとえば、取引中に電話をかけてきた人は、もっと重要な取引相手だった可能性もあるのです。したがって、やはり電話をすべて受けられるように工夫することがポイントになります。そして、このような損失を防ぐクッション役として、電話代行は大いに機能してくれます。スタッフが単純に対応するだけでなく、折り返しの電話が必要か尋ねるなど、臨機応変に処理してくれる点が魅力です。また、個人事業主は電話に関する懸念がなくなり、取り組んでいる業務に集中しやすくなります。

複数の着信
大企業の場合、複数の着信に対し、複数の電話で対応できる体制を構築していることが多いです。しかし、個人経営ではその余裕がなく、1件ずつしか出られないのが一般的となっています。対応できなかった相手が、後から電話をかけ直してくるなら問題はありません。しかし、実際にはそうしてくれず、他のところに電話をかけて目的を済ませてしまう可能性もあります。既存顧客との電話が長引いて、新規顧客の申し込みを逃してしまうリスクなどもあるのです。電話にいったん出ると、それを切り上げづらいので、次の着信に備えることも難しくなります。根本的に解決したいなら、やはり複数の着信に対応可能な体制を用意しなければなりません。

とはいえ、大企業のように、システムや人員を拡充させると大きなコストがかかります。そこで効果的なのが、電話代行のサービスを契約することです。電話代行というクッション役を介するので、回線工事や従業員の雇用などが不要であり、手軽に上記の体制をスタートできます。このフットワークの軽さも事業の発展につながりやすいです。早く同時に対応できるようになると、その分だけ多くのビジネスチャンスを得られます。

他にもある？個人経営に活かせるメリットとは

クッション役になること以外にも、個人経営における電話代行には魅力的なメリットがあります。そのなかでも特に大きいのは、社会的信用の獲得を後押しできることです。個人事業主が自分を信頼してもらいたい場合、事業用の固定電話番号を提示するという方法があります。携帯電話しか持っていない場合とは異なり、地に足がついた経営をしているという印象を与えやすいからです。そして、電話代行のサービスを契約するなら、たいていの場合は固定電話番号も低コストで借りられます。言い換えると、固定電話番号による信頼を得られるうえに、そこへの着信の対応も任せられるというメリットがあるのです。

さらに、電話のプロによる受け答えも信頼度の向上に役立ちます。電話代行のスタッフは敬語などの教育を十分に受けており、マナーを順守した丁寧な対応が可能です。要点をうまく伝える術を身につけており、説明を根気よく繰り返すことにも長けています。そのため、電話をかけてきた人は、一流企業の秘書と話しているような感覚になりやすいです。誠実なコミュニケーションを通してイメージアップできるので、個人経営でも安心して取引しやすいと思ってもらえるでしょう。また、スタッフは相手の意図をくみ取る能力も高いため、そこからビジネスチャンスに結びつくヒントを得られる可能性もあります。

後悔しないために！個人事業主は契約を検討してみよう

電話代行の利用をはじめてメリットを実感できるまでに時間がかかるケースも見受けられます。たとえば、個人事業主が開業と同時に契約した場合、最初は着信が少なくて必要性が低いと感じるかもしれません。しかし、ビジネスが軌道に乗るにしたがって、着信は増えていくのが一般的です。対応してもらう件数が増えていき、電話代行が不可欠と思うようになる人もいます。ですから、ある程度は先を見据えて、導入について考えなければなりません。もちろん、着信が著しく増えてから、その対応のために申し込むことも有効です。いずれにせよ、電話代行に少しでも興味があるなら、前向きに利用を検討してみる価値があります。

申し込まないまま1年や3年が経過した場合、契約しておけば良かったと感じることが年に数日はあるでしょう。数日であれば問題はないと思うかもしれませんが、その度に大きなビジネスチャンスを損ねている可能性もあるのです。ビジネスチャンスはいつ生じるのか分からないので、受け入れる準備を常に整えておくことが重要になります。個人事業主は業務の忙しさゆえに、この準備が不十分であることも珍しくありません。電話代行を契約しておけば、少なくとも電話経由で訪れるビジネスチャンスは逃さずに済みます。電話の相手と自分のクッション役になってくれるなど、多くの恩恵を得られる点について理解しておきましょう。