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独立・起業では電話代行が必須な理由

独立・起業のときには電話代行サービスに申し込んでおくのが重要です。成功のために必須とも言えるくらいに事業を始めた直後には大きな助けになります。なぜ独立・起業で電話代行が必須なのかを詳しく見ていきましょう。

独立直後は電話に出られないことが多いから
電話代行が重要なのは、独立直後は忙しくて電話に出られないことが多いからです。事業内容によって経営者の状況には違いがありますが、フリーランスで働いたり、小売店や飲食店などの店舗経営をするケースもあるでしょう。会社を設立するか個人事業主として働くかにかかわらず、自分が手足を動かして事業を進めることになりがちです。独立直後は従業員を雇用することもできず、自分が電話に出られないと誰も出てくれないという状況もよくあります。

近年ではメールやチャット、ビデオ会議による連絡もよく行なわれるようになりました。しかし、すぐに連絡を取りたいときや詳しい話を聞いてすぐに決断したいときなどには電話が最もよく用いられています。独立・起業をしたら電話対応が必要になることを想定して、電話代行で確実に対応できるようにしておくのが大切です。

起業した後は電話の頻度が高くなりがちだから
起業しても電話がかかってくることはあまりないのではないかと思うかもしれません。しかし、起業してから当面は電話の頻度が高くなる傾向があります。クライアントやお客様から問い合わせがあったり、仕入れ先や配送業者から納品の連絡もあるでしょう。飲食店などの店舗サービスでは予約やキャンセルの連絡、営業時間や休業日の問い合わせなどもあります。また、資金調達のために銀行融資を受けたり、補助金や助成金に応募した場合には、追加資料の提出を求める連絡がある場合も稀ではありません。

オフィスを用意して事業をするときには、賃貸オフィスの業者やオフィスレイアウトの業者などとの連絡も必要になります。人材採用を始めると求人サイトの運営会社との連絡や応募者からの問い合わせ対応などもすることになり、電話が頻繁にかかってくるようになります。すべてに対応できるようにするには電話代行が便利でしょう。24時間365日対応可能な電話代行ならより活用しやすいです。

電話対応が適切でないとビジネスチャンスを失うから
独立・起業して電話対応が適切でなかったために失敗しているケースも多々あります。初期段階で電話に出られない、対応が不親切だったなどといった不評が出てきてしまうと信用を失うことになりますので注意が必要です。ようやく契約できた取引先からの電話にまったく出られず、不審業者だと思われてしまって契約を破棄されるリスクもあります。お客様から予約の問い合わせがあったのに、電話に出られなかったら接点を持てないまま終わってしまいます。忙しくて無愛想な電話対応をしてしまったために、興味を持って問い合わせてくれたお客様が利用を断念することもあるでしょう。

ビジネスチャンスを失わないためには常に高い質の電話対応をする必要があります。電話代行サービスならコンスタントに丁寧な対応を実現できるので安心です。相手を待たせることなくすぐに電話に出てもらえますので、好印象を与えられるでしょう。

独立・起業では税理士が必須な理由

独立・起業のときにはあらかじめ税理士に相談して契約しておくのがほぼ必須です。日本の税制に詳しい人でも、税務の専門職として働いてきたのでなければ税理士の活用が重要になります。ここでは、独立・起業で税理士が必須な理由を詳しく確認しておきましょう。

経理の負担を減らせるから
税理士に依頼すると経理の負担を減らせます。独立・起業をした直後の忙しい期間にきちんと帳簿を付けて管理し、確定申告の準備を整えるのは大変です。経理の経験がない場合には一から勉強しなければならないでしょう。特に初年は経理のフローが整っていませんので、試行錯誤をしながら経理業務を進める必要があります。最初から税理士に任せると決めてしまえば余計な負担がなくなり、事業に集中することが可能です。

確定申告などの手続きを代行してもらえるから
税理士には確定申告や帳簿の作成などの経理・税務に必要な作業・手続きをすべて代行してもらえます。領収書の保管などの最低限必要なことだけ忘れないようにしていれば、税理士が法律に従って適切な方法で作業を進めてくれます。ミスをすると延滞税などが発生するリスクもあるのが確定申告の恐ろしいところですが、税理士は税金のプロですので安心です。独立した直後は消費税の節税などの工夫もできるため、税理士に依頼して対応してもらうと資金繰りが楽になります。

税務調査が入っても対応しやすいから
日本では税務調査が行われています。正しい経理や税務が行われているかどうかを立ち入りで調査するのが特徴で、個人事業主でも会社でも対象になる場合があります。税務調査の電話がかってくると、どのような準備をしたら良いか悩んでしまうでしょう。しかし、税理士と契約していれば問題がありそうかどうかを事前に確認して対処することが可能です。税務調査が入ったときにも対応しやすいのが安心感にもつながります。

電話代行を選ぶときの条件

独立・起業のタイミングで電話代行を選ぶときには価格で選んでしまいがちです。事業を始めるときには資金面が厳しいことが多く、費用を抑えて契約したいのはもっともなことでしょう。しかし、電話代行はサービスが必要十分かどうかを吟味して選ぶのが肝心です。価格も最終的には比較するのが大切ですが、まずは次の条件をよく検討して必要なサービスを受けられるようにしましょう。

品質の高い電話対応ができる
電話代行は依頼先によって品質に違いがあります。社員教育を徹底していて言葉遣いから発声の仕方まで一定以上の水準を保っている電話代行サービスもあります。しかし、未経験の人をアルバイトやパートで雇って、簡単な説明だけですぐに実務に携わらせていることもあるのが実情です。クライアントやお客様などにストレスを与えないように繊細な対応をすることが電話では重要になります。品質を重視してどのような電話対応をしているかを確認してから依頼先を決めましょう。教育体制について問い合わせれば、スタッフのレベルの高さを概ね推察できます。

24時間365日の問い合わせに応じられる
24時間365日電話対応できるかも選ぶ時の基準になります。平日の昼間のビジネスだから9時から18時まで対応してくれれば十分と考える人もいます。しかし、実際には取引先から夜遅くに連絡が来たり、クライアントから日曜日に問い合わせがある場合もあります。飲食店の経営やフリーランスのように、早朝や夜、土日祝日も営業するビジネスなら24時間365日の対応がなければ電話代行を依頼する意味が半減してまうでしょう。必ずしもどの電話代行サービスも24時間365日の対応をしているわけではありません。年末年始は対応しない、夜の営業時間は長くても深夜から早朝は受け付けていないといったケースもありますので注意が必要です。

BPOサービスとして依頼できる
独立・起業のときには電話代行サービスをBPOサービスとして利用するのが大切です。電話代行には受付をして電話を転送したり、用件を聞いてメモを取ったり、折り返し連絡する旨を伝える役割もあります。しかし、特定のサービスについて問い合わせがあったときに回答したり、商品クレームがあったときに手続きの流れを説明する業務も依頼可能です。秘書代行やコールセンターとしてのサービスを持っている電話代行業者も増えています。これから始めるビジネスに合わせて適切な業務への対応ができる業者に依頼するとBPOとして活用できます。

税理士を選ぶときの重要なチェックポイント

独立・起業の際に選ぶ税理士も慎重に吟味して決めるのが大切です。電話代行とは異なる視点で税理士の良し悪しを見極める必要があります。ビジネスを始めるときの状況や事業の種類によって、重要なポイントが異なるからです。便利に利用できるサービスを選び出すために、次の3つの観点から税理士を比較しましょう。

包括的なサービスか必要なサービスを選ぶか
税理士と顧問契約を結んで包括的なサービスを受けるか、確定申告などの特定のサービスを指定して利用するかをまず検討しましょう。事業によってはほとんど資金の出入りがなくて帳簿を簡単に作成できる場合もあります。複雑なビジネスモデルになっていて、税金のトラブルが不安になることもあるでしょう。海外との取引もあると税務は複雑になります。顧問契約か個別サービスの契約かによって選べる税理士も異なりますので、最初に決めた方が良いポイントです。

連絡が取りやすくて疑問を解消しやすいか
連絡の取りやすさは税理士を選ぶ際に重要です。メールや電話、ビデオ会議などの連絡方法の中で、どれに対応していれば利用しやすいかを考えて税理士を選ぶ基準の一つにしましょう。メールの応答が早いか、電話がつながるか、ビデオ会議は柔軟に日時を決められるかといった点を確認するのが大切です。経理や税務に関する対応は緊急性がある場合があります。税務調査の連絡があったときには税理士に指示を仰ぎたいでしょう。緊急度に応じて問い合わせに柔軟に対応してくれる税理士なら安心です。

現地に来てもらいたいか
税理士に定期的に現地を訪問してもらうかどうかは重要なポイントです。特に顧問契約をするときには現地に来て現場を確認してもらうと、見落としている部分がないかどうかを詳しくチェックしてもらえます。莫大な量の証憑があったとしても、細かく確認して正しく納税できているかを調べてくれます。ただ、税理士に訪問を依頼すると費用は高くなりがちです。ただ、ビジネスがまだ小さいうちから訪問を依頼すると全体像がわかりやすく、節税の戦略も立案してもらいやすいメリットがあります。訪問を依頼するのは長期的に見ると費用対効果が上がる方法ですので、前向きに検討してみましょう。