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メール送信代行とは？

メールは社内連絡だけではなく、お客様とのコミュニケーションとして用いられる、ビジネスに欠かせないツールです。このメールのコミュニケーションを円滑にする「メール送信代行」というサービスが注目されています。ここでは、メール送信代行サービスの概要や注目される背景について紹介します。

メール送信代行とは
メール送信代行とは、お客様から寄せられる日々の問い合わせやクレームといったメール対応を契約者に代わって返信するサービスをいいます。

メール送信代行が注目されている背景
なぜメール送信代行サービスが注目されているのでしょうか。理由には、問い合わせ対応業務の負担が大きいことが挙げられます。現代はスマホやパソコンなどを通じて、お客様はいつでもメールで問い合わせができる環境となっています。時間や場所を問わずお客様とコミュニケーションがとれることは、ビジネスにおける大きなメリットでしょう。その反面、メール対応に追われてしまうというデメリットもあります。企業はお客様から送られてきたメールに対し、迅速かつ的確に対応しなければなりません。とはいえ、一つひとつ内容をチェックしてメールを返信するとなると、相当な時間と手間がかかります。

特に、メールの量が多かったりコア業務が忙しかったりする場合は、メール対応にまで手が回らず、従業員の負担となっているケースも多くみられます。このような状態が続くと、返信が滞ったり対応遅れが発生したりするリスクがあることが、企業の課題となっていました。そこで、注目されるようになったのが「メール送信代行」です。的確かつよりスピーディーに対応を行うため、多くの企業でメール送信代行が活用されるようになりました。

メール送信代行を利用するメリット

メール送信代行を利用することで、企業はさまざまなメリットを得られます。具体的にどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

業務負担の軽減
問い合わせなどお客様から届いたメールへの返信は、単純な作業ではあるものの、量が多いと手間や時間がかかるものです。一つひとつ社員が営業時間内に返信をしていると大きな負担となり得ます。場合によっては業務に支障が出たり、残業をしなくてはならなかったりする可能性もあるでしょう。メール送信代行を利用すれば、こうした社内のリソース不足を解消できます。細々としたメール返信をサービスに一任し、本来取り組むべき作業に集中できるようになります。その結果、業務負担の軽減だけではなく、生産性向上にもつなげられるでしょう。

コスト削減
メール送信代行はコスト削減にも役立ちます。自社でメールの対応を任せるための従業員を雇ったり、一から教育をしたりする場合、それなりのコストがかかります。採用時だけではなく、研修費用やその後の人件費などが発生することを念頭に置かなければなりません。特に、月に数件程度の問い合わせメールへの対応であれば、「従業員を雇うほどではない」と悩むこともあるでしょう。メール送信代行であれば、知識や経験が豊富なオペレーターが対応するため、自社で従業員を雇うよりも低コストで済みます。人件費を抑えつつ、お客様へのスムーズな対応を実現できることがメリットです。

企業のイメージアップ
お客様にメールを返信する際は、誤字脱字やマナーに十分気を付ける必要があります。とはいえ、メールは宛先や文章の入力など細々とした作業も多く、ミスが発生しやすいものです。特に、メールに不慣れな従業員が対応した場合、何らかのミスが生じるリスクが高まります。メールは顔の見えない相手とのやり取りとなるからこそ、慎重に作業を行うことが肝心です。一つのミスによって企業の印象が悪くなる可能性もあるため、細心の注意を払う必要があるでしょう。こうしたやり取りも、メール送信代行に任せれば安心です。プロのオペレーターが対応するため、ミスが生じにくくなります。

お客様満足度の向上
メール送信代行を利用することによって、お客様への対応速度がアップします。その結果、お客様満足度の向上につなげることが可能です。社内外から寄せられるメールの処理は時間がかかるものです。メールが大量に届いた場合、お客様から届いた問い合わせやクレームなどを見逃してしまう可能性もあります。そのまま返信をせず放置すると、より大きなトラブルへと発展する可能性があるため注意しましょう。メール送信代行に依頼すれば、問い合わせやクレームなどを見逃す心配もありません。速やかに対処でき、お客様に安心を与えられます。

スムーズな情報の引継ぎ
働いていた従業員が入れ替わる際、問題となりやすいのが情報の引継ぎです。情報がうまく引き継がれないと、お客様への対応が遅れたり、的確な返信ができなくなったりする可能性があります。特に対応がマニュアル化されていない企業は注意が必要です。従業員によって対応の仕方が異なり、お客様を混乱させてしまう原因につながります。このような問題も、メール送信代行によって解決できます。従業員の急な入れ替わりによる引継ぎリスクがなく、安心して対応を任せられるでしょう。

メール送信代行業者の選び方とポイント

メール送信代行サービスといっても、さまざまなものがあります。業者によって特徴や提供しているサービスの内容が異なるため、しっかりと比較して最適な選択をすることが重要です。そこで、ここではメール送信代行業者を選ぶ際のポイントをいくつか紹介します。

サービス内容と費用のバランスがいいか
メール送信代行業者を選ぶ際は、サービス内容と費用のバランスをチェックしましょう。メール送信代行は、基本料に加えてオプション料金が発生するケースが多くみられます。さまざまなオプションサービスを利用すればするほど、費用は高額になります。最適な選択のためには、依頼したい業務を整理し、過不足のないサービスを提供する業者を選ぶ必要があるでしょう。なお、時期によって問い合わせの量が変動しやすい業種であれば、途中でほかのプランに変更可能な業者を選ぶことがおすすめです。状況に応じて柔軟にプラン変更を行える業者であれば、無駄な費用が発生する心配がなく、安心して利用できます。

セキュリティは万全か
メールにはお客様や取引先などの重要な個人情報が記載されています。たとえば、メールアドレスをはじめ、住所・氏名・電話番号などを扱うこともあるでしょう。万が一、このような個人情報が外部に漏れると、会社の信頼が失われる原因につながります。情報漏えいのトラブルを避けるためにも、メール送信代行業者のセキュリティは万全かどうか、厳しくチェックする必要があります。プライバシーマーク（Pマーク）やISO14001（情報セキュリティ認証）を取得している業者を選ぶと安心です。また、万が一情報漏えいが発生した場合の保証や対応についても確認しておくことがおすすめです。

実績や事例があるか
メール送信代行業者は、過去の実績や事例を参考にして選ぶと良いでしょう。実績や事例を紹介しているということは、それだけサービスに自信があるという証拠でもあります。過去に何件くらいの実績があるのか、どのような企業や目的で利用されているのか、依頼前にチェックしておきましょう。このような情報は多くの場合、業者のホームページに掲載されています。また、詳しい情報を知りたい場合は、業者に直接問い合わせをしてみることも一案です。

対応時間は何時か
業者によって業務の対応時間が異なる場合があります。対応時間が限られている業者の場合、速やかにメール返信ができず、お客様への対応が遅れる可能性があります。すると、大きなクレームに発展する可能性があるでしょう。なかには、メール返信業務に24時間対応しているところもあります。このようなサービスであれば常にスピーディーに対応でき、クレームへと発展するリスクを軽減できます。

メール送信代行サービスなら「アフターコールナビ」におまかせ！

メール送信代行の業者選びに悩みがある場合は、「アフターコールナビ」を利用することがおすすめです。ここでは、アフターコールナビの概要やメール送信代行サービスの内容を紹介します。

アフターコールナビとは
アフターコールナビは、電話やメール送信などの代行サービスを提供する会社です。豊富な実績を持ち、中小企業・個人事業主に向けたさまざまなサービスを公平な料金で提供しています。

サービスの特徴
アフターコールナビのメール送信代行では、企業のメールフォームからの注文・質問の対応をオペレーターに任せることができます。手動返信となるため、問い合わせの内容に沿った対応が可能です。そのため、自動返信のような機械的なイメージを与える心配もありません。受信したメールを目視で確認し、的確な返信を行えます。なお、契約時間にはいくつか種類があり、「9～18時まで対応」「18～翌9時まで対応」「24時間対応」など、自社のニーズに合わせて適切なものを選択できます。

営業時間外や深夜であっても、お客様からの問い合わせに素早く対応できることが24時間の強みです。メール返信代行に加えて電話代行のサービスも追加すれば、入電対応も任せられます。これにより「先ほど問い合わせのメールをした」というお客様に対し、タイムリーな応答ができるようになります。目的に応じてサービスを追加利用することで、業務をより円滑化できるでしょう。

サービスの料金
アフターコールナビのメール送信代行では、返信に対する従量課金制となっています。基本料金とは別に、メールの送信・受信に対して従量課金が発生します。送信・受信のどちらで課金となるかは、事前に相談が必要です。判断に悩む場合は迷惑メールなどを考慮し、送信に対しての課金とすることがおすすめです。

サービスの利用によって期待できる効果
アフターコールナビのメール送信代行サービスを利用することで、以下のような効果を期待できます。まず、「成約率の向上を見込める」ことです。問い合わせへの返信が遅いとお客様の関心が薄れ、ビジネスチャンスを逃す原因になります。そうしたことを回避するために、昼夜問わずメール返信が早い体制をつくることで他社に一歩リードでき、成約率や売上の向上を見込めます。また、「メール対応の質を高められる」効果も期待できます。メール送信代行サービスは、契約企業と業者によって内容をパターン化していきます。この積み重ねによってオペレーターは迷いなく適切な案内ができるようになり、結果としてメール対応の質を高められるのです。精度の高いメール返信を実現させるために役立てられます。