お役立ち情報

電話代行を活用！中小企業の新しい組織の作り方　2022年

業務の役割分担を明確にする

仕事の役割分担を明確にして責任の明確化を急ぐこと！社員、アルバイトの役割の分担を明確にする事で責任を明確化します。
事務と経理と電話応対、接客、パソコン入力、クレーム対応など、中小企業は兼務にならざる負えない部分を解決する事が課題であります。人事、労務、経理、営業、経営は専門性が問われる為、そこをクリアしたいものです。中小企業に集まる社員に期待できるスタッフが中々集まらない。それは誰もが知っている。優秀な人材は大手企業に流れてしまう為、中小企業にはそこそこのスタッフしか集まらないのです。それを踏まえて攻略できる運営テクニックを習得する必要があります。

＜アウトソーシングや外注先＞と＜正社員＞では決定的に違うのは危機意識です。

競争社会にいることを自覚させれば正社員でもしっかり働いてくれます。今回はアウトソーシングで道を切り拓く事について述べさせて頂きます。

アウトソーシングを取り込む現在、法務・労務・税務などは専門家が存在する為、アウトソーシングが充分可能です。それ以外の分野も営業代行やWEBマーケティング代行、フリーランスを活用をすることで、外注化は色々な業務で可能になりつつあります。電話の窓口とメール返信代行、クレーム対応はアフターコールナビが請負っております。外注先は味方、正社員は敵になる事がある外注先は常に味方意識を強く持ってくれます。重要な取引先になればなる程その意識は強くなります。反面　正社員は敵になる事があります。自分の思い通りにならなかったり、スキルは三流なのに待遇面は一流企業並みを求めている勘違い社員達。何かあればすぐにブラック企業などと騒がれるリスクもある為、敵になる可能性が非常に高いのです。

成功のカギは業務フローの構築

業務の役割分担が明確にできれば、時間をかけて微調整をしながら、独自の業務フローを軌道にのせれば経営が安定することに
なります。代表は経営に専念、製造業なら商品開発、製造に専念、通販・サービス業などは新商品、新サービスの開発に専念できる事が理想です。確固たる業務フローを構築する為には独自のソフトウェアなどを開発することで、大部分を外注化することができるようになります。外注化することは責任の明確化ができる為、コスパが悪ければ、外注先を乗り換えする事で解決できます。外注費は変動費になりますので、売上に応じて支払も変動する為、昨今の急激な景気変動時にもアクションを起こす事なく対処できるようになります。逆に雇用が多いと苦境に立たされている状況下、アクションを起こす必要と多額のリストラ費用の計上を行わなければなりません。

良い外注先には情報力もある

外注先はその道のプロフェッショナルと言えるでしょう。その業に関する知識や情報は自社従業員では到底かなわない情報を持っています。取引をしているからこそ情報も得る事が可能になります。

外注化で契約期間が重要なポイント！

せっかく外注化しているのに、契約期間が1年、2年などの縛りがあれば、せっかくの変動費も固定費となってしまいます。できる限り契約期間の短い、スポット的な対応をしてくれる会社を選ぶ事が重要です。電話代行でも1年契約など縛りがある会社もあります。グループウェアやその他のソフトウェアも1年契約などが多いので、そこは細心の注意が必要です。1年契約などは無駄になる場合が多く、
それが重しとなる場合もあります。

外注先のよくある唐突な値上げ

安定感を見せ始めた頃を見計らってなのか、営業担当者が辞めたタイミング等で稀にあるのが、唐突な値上げや条件変更。これには正当な理由がない限り応じない方が得策です。そのような企業は経営が安定していない可能性もあります。もしくは経営者の根本的な考え方の可能性もありますので迷わずに他社に乗り換えをおすすめします。

外注先探しもいばら（茨）の道

良い外注先に巡りあえるのも時間と労力がかかります。良い外注先だと思っていたら、実は違っていた。突然事業縮小などで、依頼していた業務から撤退なんてこともあります。だからと言って自社に切替えるのは賢明ではありません。新しい外注先を探す方が賢明です。
外注先でも運営難により倒産してしまう事もありますが、傷は浅くすみます。一時的に混乱することもありますが、自社従業員の運営でも同じような事は発生します。外注先を探していく、フリーランスの活用や自社システムの構築などで安定する仕組みを考えてこそ強い、独自のビジネスモデルとなります。

電話代行サービスには欠かせない運用システムをアフターコールナビは自社で開発・運用しております。システム内には電話の受付履歴・処理ステータスの変更・複数名で共有利用も可能です。更に電話の履歴一覧、請求書一覧、費用の支払いの確認もできます。ベースは変えずに少しずつ進化させるAFクラウドシステムを無償でご利用頂けます。

雇うより絶対に安い電話代行、盤石の体制で24時間365日運営中です。電話代行の利用は保険と同じ、困った時に役立つ、長期に利用を続ければマニュアルが成長するコールセンターとなります。

アフターコールナビ電話問合せ　TEL0120-959-002

強み・他社との違い

アフターコールナビの電話オペレーターは実戦的な電話応対とテクニックを身に付けるトレーニングを行い、受付力、受注力、外注業者の手配力、クレーム対応力を高めて実戦的なコールセンターサービスを目指しております。これがクライアントの利益に直結すると確信しております。また基礎の品質として電話の応答率が重要だと考えます。更に自社ソフトウェアの開発により、クライアントとアフターコールナビの連携力を高める為、機能の追加、修正を毎年行っております。24時間365日を安定的に提供すること。更に品質管理（モニタリング）の実施と評価制度の構築・月額の料金とのバランスに重点を置き、安いだけ、高いだけではなく総合力で勝負しています。

各種、業種毎におすすめのプラン

格安の365日プランが月額8250円～、24時間365日でも21450円～、スタートプランはスタートアップ企業から大手企業まで幅広く利用されています。メインが発信業務の企業、土日だけの利用、つなぎ役の一次対応でメールで振分けされる企業など・・

定型のFAQ対応を必要とするプランならスタンダードプラン、単一商品や単一サービスを提供している通販サイト運営企業、よくある質問対応などの企業におすすめです。

変化に対応、マニュアルが決まっていない場合は、ネクストプランがおすすめ。電話応対をしながら対応マニュアルを変更していきます。サービス内容が複雑な場合はレベルは下がります。サービス内容はシンプルですが、それに対するFAQが多い場合など、テクニックが必要な対応を求められる場合などにご利用頂いております。アシスタントが1名付く為、マニュアル変更もスムーズです。

住宅設備のメーカー、自動車販売店系、不動産管理会社向けの駆けつけノウハウを含めたプランは保守連動プランがおすすめです、手配先が全国やエリアが広い場合も問わず対応しております。FAXの受信受付から手配業務、FAX手配、メール手配にも対応。

メールの受信に対する返信を代行します。更に電話代行もプラスすればスピード感ある応対が可能となります。メール受信送信プラン電話代行をプラスすることで、メールのあとに電話をしてこられるお客様にも敏速に対応することが可能となります。通販サイト・求人の応募応対などに大好評のサービスです。

クレーム電話に特化した電話代行ならクレームプラン、全ての企業に導入をして頂きたいサービスです。お客様相談室を設置することでお客様の声を多く拾い、サービスの向上、品質管理、スタッフへの引き締め効果もあります。これを外部委託にすることで、お客様の声が消される心配がなくなります。

不動産賃貸・管理会社向け特化のサービスプラン不動産会社向けパッケージプラン、大好評、アフターコールナビ定番のサービスです。物件案内・内見案内・入居者サポートと全てを365日対応致します。利便性が上がりますので、売上向上効果と入居者からの評価も上がる効果が期待できます。

急にスタッフが不足した、大型連休中のみ、災害、台風、大雪などに利用頂く短期スポットプラン、審査なしすぐにご利用頂けます

整体・ネイルサロン向けのサービスパッケージ、予約受付・キャンセル対応を致します。それ以外でも予約・キャンセルの受付をしてほしいサービスなら全業種ご利用頂けます。アフターコールナビから予約スケジュールのひな型も無償でご用意します。

プラン名	月額料金	サービス内容
スタートプラン	月額8,250円～	名前・連絡先を聞いて折り返し対応がメイン、基本項目は対応、Q&A対応はなし
スタンダードプラン	月額16,500円～	名前・連絡先を聞いて折り返し対応がメイン、基本項目は対応、Q&A10項目まで対応
ネクストプラン	月額44,000円～	名前・連絡先を聞いて折り返し対応の他、ヒアリング項目の追加やQ&Aは無制限・マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります
保守連動プラン	月額66,000円～	修理依頼等の受付から手配まで対応するプラン、【電話受付・FAX受信受付・メール受付】【電話手配、FAX手配、メール手配】も対応します。マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります
クレーム電話代行プラン	月額13,200円～	クレーム電話の一次受付がメインとなります。クレームの内容、お名前、連絡先を聞いて折り返し対応。解決プランもオプションにて対応します。マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります
メール受信・送信代行	月額11,000円～	メールの受信と送信を手動にて対応します。返信テンプレートを案件毎に作成して対応します。マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります

ご利用実績

住宅設備メーカー、不動産会社、自動車販売店、通販サービス、弁護士、司法書士、税理士紹介業、比較サイト、ロードサービス業、水道メンテナンス業、整体鍼灸、ネイルサロン、サービス業、情報通信業、インターネット営業、システム開発会社、ソフトウェア販売会社、教育教材販売会社、塾スクール、リフォーム業、人材派遣業など、さまざま業種に対応しております。