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選ぶなら24時間365日の電話代行がおすすめ

電話代行を選ぶなら、24時間365日対応していることを条件に探すことをおすすめします。なぜなら、ビジネスにおいて取り損なった電話が大口契約に結び付くものだったということが珍しくないからです。それは、営業時間内だけの話ではありません。オフィスに誰もいない時間帯にかかってきた電話にビジネスチャンスが潜んでいることもあります。着信履歴を確認して、営業時間外、特に夜間や休日にかかってくる電話が多い場合は、対策を真剣に考えてみましょう。取り損なっていた電話に出られるようになれば、潜在顧客にアプローチする機会が増えることは間違いありません。

特に、競合他社が電話に出られない時間帯に、自社が電話に出られるようにすることは大きなビジネスチャンスにつながります。夜間、休日、大型連休など、電話がつながりにくいタイミングにわざわざ電話をかけてくるということは、何らかのトラブル解決を求めている可能性が高いからです。競合他社が電話に出られない状況なら、電話に出られる企業に問い合わせが集中することになるでしょう。電話代行に応対してもらい、問い合わせのリストを作成しておいてもらえば、休み明けすぐに連絡を取ってアクションを起こせます。その中に潜在顧客が含まれていれば、同じタイミングでやっと電話を受けられる状態になる他社と大きな差を付けるチャンスです。

24時間365日の電話代行を選ぶメリットはほかにもあります。悪天候や交通事情などの影響で社員の出社が遅れるようなケースを考えてみましょう。ゲリラ豪雨や台風の直撃、大雪による電車の遅れなどは、それほど珍しいことではありません。コロナ禍では、感染や濃厚接触者に認定されたことによって担当スタッフが急に出社できなくなるということも起こりました。企業の規模によっては、電話応対するスタッフを確保できないことが業務遂行に大きな影響を与えることになりかねません。その点、24時間365日対応できる電話代行に一次受付を任せておけば、緊急事態が起きても心配はいりません。折り返し電話を入れる形で、通常と変わらない対応ができます。

コロナ禍では、営業時間の短縮や変更を余儀なくされた企業が多く見られました。自社の営業時間が変わらなくても、相手先の営業時間が変化すれば、電話対応する時間が変わってしまいます。政府や自治体の指示で、短いスパンで営業時間の短縮や変更をしていた企業もあったことでしょう。24時間365日対応の電話代行を利用していれば、そのようなケースでも、いちいち営業時間変更の説明せずにかかってきた電話を転送できるので便利です。もちろん、コロナ禍以外でも、営業時間の短縮や変更はあり得る話です。売り上げの変化や人材確保の状況によって、営業時間を短縮せざるを得なくなることもあるでしょう。24時間365日対応の電話代行であれば、そのような場合でも通常通りの対応ができます。

電話代行は電話応対のスペシャリスト

電話応対は誰でもできると思いがちですが、専門的なスキルの有無で差が出る業務の1つです。特に、企業に初めてかかってくる電話を受ける場合は、その応対が企業のイメージを左右するものになります。受付が会社の顔というのであれば、電話受付も同様です。電話応対の良し悪しで、企業のイメージが変わり、業績にもかかわってくるといっても過言ではありません。ですから、メイン業務の片手間で電話に出るよりも、スペシャリストを配置した方がよいといえます。

しかし、自社で雇ったスタッフをどのような電話にも対応できるスペシャリストに教育しようとすると大変です。実際に配置できるようになるまで時間も手間もかかるでしょう。しかも、せっかく育てたスタッフがすぐに辞めてしまうこともあります。退職することになれば、また新たなスペシャリストを育てなければなりません。その点、電話代行のスタッフは、すでに専門スキルを身につけたスペシャリストです。教育の手間も入れ替わりのリスクも回避できます。

24時間365日電話対応できるスタッフを自前で用意する際に起こり得る問題はそれだけではありません。専門スタッフが使う電話やデスク、スペースなども用意する必要があります。夜間や休日に出勤してもらうとなると、通常の給与以外に手当ても発生するでしょう。本人の病気や親族の葬儀などで急に休まれてしまうリスクも想定しておかなければなりません。しかし、24時間365日対応の電話代行を利用すれば、そのような問題も解決します。電話応対のスペシャリストが24時間365日休まず働いてくれるうえに、自社で雇うよりもコストがかかりません。

無料お試しで導入効果を体感

電話代行の利用にもコストがかかりますから、費用対効果がはっきりしなければ導入できないというのはもっともな意見です。特に24時間365日対応が本当に必要なのかという声はよく聞かれます。それなら、実際に利用して確かめてみましょう。24時間365日対応の電話代行会社には、無料お試し期間を設けているところが少なくありません。実際に利用してみることで、自社の抱えている課題もはっきりするでしょう。ただし、無料お試し期間は電話代行会社によって異なります。1週間程度から30日までかなり幅があるので必ず確認が必要です。業界や業種によっては、電話の多い時期に偏りが見られる場合があります。月の上旬と下旬で電話の本数が大きく違うような場合は、お試し期間が長い方がよいでしょう。

電話代行4社を徹底比較

電話代行を選ぶ際は、24時間365日対応で、無料お試し期間があることを条件に選びましょう。あとは、電話代行会社ごとの特徴やサービス内容の違いを確認して、自社に合うところを選んで契約することになります。ここからは、電話代行会社を4社ピックアップし、特徴やサービス内容などを紹介していきます。

アフターコールナビ
アフターコールナビは、プランの多さが魅力の電話代行会社です。業界や業種がことなれば、電話応対に求める内容が異なります。ニーズの違いに対応した多様なプランの中から、自社に合うものを選べるというのが最大の魅力です。これまで電話代行を利用したことがない企業の場合、格安で始められるスタートプランがよいでしょう。365日転送のプランが税込み月額8250円～、24時間365日対応でも税込み月額21450円～という安さです。スタートプランは、まだ実績が出ていないスタートアップ企業にも向いています。

定型のFAQ対応が必要な場合はスタンダードプランがよいでしょう。Q＆A10項目対応で365日転送は標準です。18時から翌10時までの時間外や夜間対応なら、税込み月額16500円～、24時間対応でも税込み月額22000円～という格安で利用できます。定型の質問項目を回答することで効果が上がりやすいのは、提供しているサービスや商品が単一の企業です。

電話対応のマニュアルが決まっていない場合や、変化に対応する必要があるのであるなら、ネクストプランがよいでしょう。実際に電話対応しながら、マニュアルを変更していきます。顧客からの受注や、商品のサポートなど受注から手配までをカバーするプランです。自社でコールセンターを持っている企業でも同じ管理画面に入力できるので、夜間や休日だけ任せるといった並行運用もできます。365日転送で18時～翌10時まで対応の場合は、税込み月額2万7500円～、24時間対応の場合は税込み月額で4万4000円～となっています。

電話から駆け付けまでを必要とする業種には、現場急行付きの保守連動プランが向いています。例えば、住宅設備、不動産管理、鍵、水道などのトラブルは、電話を受けただけで放っておくわけにはいきません。困りごとに関する電話は、すぐに解決できるかどうかが受注の決め手になるからです。このプランの場合、顧客からの電話受け、必要な手配を完了させるところまでを任せられます。365日対応が標準で、18時～翌10時までの対応が税込み月額3万3000円～、24時間対応でも税込み月額4万9500円～です。そのほかにも、受信したメールに対する返信を代行するプランや、クレーム電話に特化したクレームプラン、業態別の専門パッケージプランもあります。

アフターコールナビの強みは、独自開発の双方向クラウドシステムを導入して、利用企業との間のタイムラグを最小限にし、引継ぎの必要をなくしている点です。また、他社がやりたがらない、クレーム処理や予約・受注、保守手配などを電話応対と組み合わせている点も大きな強みといってよいでしょう。

電話代行サービス「e秘書」
電話代行サービスe秘書は、ベルシステム24が提供する電話代行サービスです。サービス開始から35年以上という老舗の電話代行サービスとしても知られています。そのため、「利用したことのある電話代行サービス」として最も多く名前が挙がるのも特徴です。大規模コールセンターの運営で定評があり、大手企業の利用が目立ちます。一度に多くのオペレーターが電話応対する大規模コールセンターでも周囲の声やノイズが入りにくい通話環境の良さも強みです。オペレーター数が数十人規模の電話代行が多い中、拠点が全国15都市31か所にあり、2万5000人ものオペレーターが在籍している点も特徴といってよいでしょう。運営母体の株式会社ベルシステム24は東証一部上場の企業です。

プランはヒアリング項目によって分かれます。もっとも簡単なプランは、相手の名前、会社名、電話番号だけを聞き、折り返し対応する旨を伝えるスタンダードコースです。スケジュールに関しては、戻り時間や出張、連絡できる時間帯のみを適宜案内します。即時eメールで報告行うもので、月額料金は税別1万円～ですが、平日の9時～18時が対象で、21時までは延長可能です。土曜日や日祝日を含む場合、日祝のみ、土日祝の場合は金額が変わります。

スタンダードコースに、用件聴取やQ＆A対応、受注受付などから必要なヒアリング項目を2項目プラスしたメッセージコースは税別月額1万5000円～です。こちらも、基本は平日の9時～18時の対応で、21時まで延長できます。土曜日や日祝日を含む場合、日祝のみ、土日祝の場合は金額が変わる点もスタンダードコースと同様です。基本の月間コール数を超過した場合はスタンダードコースが1コール当たり＋150円、メッセージコースは1コール当たり＋200円になります。

24時間対応にしたい場合は、スタンダードコース、メッセージコースともに24時間受付プランを選ばなければなりません。スタンダードコースの場合は、月間基本コール数30コール、超過業務料1コール当たり320円で、月額基本業務料は税別5万8000円、月間基本コール数が50コールの場合は月間基本業務料が税別6万4000円です。そのほか、外国語の対応が必要な場合は、多言語サービスが税別月額2万円～利用できます。1日だけ利用したい場合はスポットコースが1日税別1万円～、予約管理やシステム入力なども任せるならエグゼクティブコースが税別で月額4万円～利用可能です。ただし、これらのコースに24時間対応はありません。無料お試し期間は14日間ですが、全コース対象で使ってみて納得がいかなかった場合に全額返金保証制度があります。

電話代行ドットコム
電話代行ドットコムの特徴は基本的な電話秘書代行のほかに、特定の業界に精通したスタッフが電話対応する、専門プランが充実している点です。具体的には、「不動産専門」電話代行、「士業専門」電話代行、「ネットショップ専門」電話代行があります。例えば、不動産業の場合、売買・賃貸を問わず、大きな商機になるのが電話での問い合わせです。かかってきた電話の応対が悪ければ、大事な商機を失うだけでなく、競合他社に流れてしまうかもしれません。大事な電話応対を専門のスタッフに任せることのメリットが大きい業界です。「不動産専門」電話代行では、物件に関する問い合わせはもちろん、不動産管理に関する緊急の相談にも24時間365日対応できる体制になっています。

「士業専門」電話代行は、弁護士、司法書士、会計士、税理士などの事務所にかかってくる電話応対を専門に行うサービスです。士業の場合、かかってくる電話の中にも専門用語が出てくる可能性があります。その意味が分からなければ、的確な応対はできないでしょう。頻繁に使用される専門用語を理解していることはもちろん、各士業の業務内容や流れについて理解していることも大事です。事務所の名前を名乗って電話応対するのですから、単なる取次では不十分といえます。各士業に特化した電話対応をすることが好印象につながるでしょう。

専門プランの中でも、電話代行ドットコム特有といえるのが「ネットショップ専門」電話代行です。きちんとネットショップやECサイトの知識を持ったスタッフが電話応対することが、商品購入率やリピート率の向上につながります。スマートフォンが普及し、インターネット経由の商品購入が当たり前になっている現代では、競合店との差別化がとても重要です。顧客との間でトラブルも発生しやすい業界なので、電話問い合わせ窓口の有無は差別化ポイントになるでしょう。わからない点をすぐに電話で聞けたり、トラブルが発生したときにすぐに連絡できたりする窓口があるということは、顧客にとって大きな安心材料です。

問い合わせ窓口を作りたくても、十分な人手がなく、対応スタッフを置けないというネットショップも少なくないでしょう。特に実店舗と並行でネットショップを行っている場合は、ネットショップ専門のスタッフを置くのは難しいかもしれません。その点、電話代行ドットコムの「ネットショップ専門」電話代行を利用すれば、電話に人手を割かれることがなくなり、限られた人数でもそれぞれの業務に集中できます。電話で案内する内容は、それぞれのショップに合わせてカスタムメイドも可能です。

多くの電話代行会社では、かかってきた電話の要件を聞かず、即折り返し電話するという案内をします。しかし、電話代行ドットコムの各プランでは、きちんと用件を聞き、その内容を報告する点が特色のひとつです。前もって内容を聞いたうえで折り返し連絡を入れられるので、あとの対応がスムーズです。また、携帯電話への連絡も標準でついています。最低限のプランであれば税別で月額8800円～で利用可能です。

24時間365日対応サービスプランの場合は、月のコール数で利用料金が異なります。30コールが税別月額4万6000円、50コールが税別5万2000円、100コールで税別6万4000円です。極端にコール数の少ない顧客に対応する月間コール数10コールまで税別3万6000の特別プランもあります。ただし、無料お試し期間の設定がありません。

CUBE 電話代行サービス
CUBE電話代行サービスは、サービス保証制度を導入している点が特徴的だといえます。サービス保証制度とは、サービス開始1カ月以内にメリットが全くなかった、満足できなかったと感じた場合には、先に振り込んだ初期登録料や保証金を全額返金するというものです。電話代行のスキルを確認するために、1カ月使ってみて継続して利用するかキャンセルするかが決められます。解約手続きも簡単で、所定の用紙に記入をしてFAXを送るだけです。この制度を導入してからもサービスの継続率は98.8％と高いので、安心して試せる電話代行会社だといってよいでしょう。

CUBEの電話代行サービスは、スタンダードプラン、ライトプラン、英語対応プランの3種類です。スタンダードプランは、平日の月～金の9時～18時を対象としたプランで、祝日と年末年始、ゴールデンウィーク、お盆などは休業となります。その代わり、クレームの一次対応や用件別連絡先の振り分けなども標準プランに含まれているオプションなしでも使いやすいプランです。10人まで連絡先の登録が可能で税別月額2万5000円で利用できます。ライトプランは、個人事業主など1人で仕事をしている人に向いているプランです。応答後の転送サービスやクレームの一次対応も基本料金に含まれていて、税別月額1万円で利用できます。

英語対応プランは、Compact（月コール数30回）、Standard（月コール数50回）、Superior（月コール数100回）の3種類です。こちらも対象となるのは平日の月～金の9時～18時を対象としたプランで、祝日と年末年始、ゴールデンウィーク、お盆は休みになります。しかし、クレーム一次対応や即時電話連絡、応答後転送などが標準でついている点は便利です。料金は、Compactが税別月額1万5000円、Standardが税別月額2万5000円、Superiorが税別月額4万8000円になります。いずれのプランも、LINE報告やchatwork報告、Slack報告、Teams報告をオプションで付けることが可能です。しかし、24時間365日の対応はありません。