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競争時代の士業において業務効率の向上が必要

弁護士や弁理士、税理士などの国家資格を有する職業を「士業」と言います。「国家資格があれば仕事に困らないだろう」と思う方もいるかもしれませんが、士業でも仕事に困るケースは少なくありません。なぜなら、士業の数は増えているのに、顧客となる中小企業の数は減少傾向にあるため、競争が激しくなっているからです。例えば、弁護士の場合、2000年は弁護士数が17126人なのに対し2019年になると41118人まで増えています。また、「平成26年経済センサス-基礎調査」によると2009年には約420万社あった中小企業が、2014年には約380万社に減っています。個人客に関しても、日本の総人口が減少傾向にあるため、仕事の増加を期待できる状況にありません。

このように、競争が激しい時代であるため、弁護士事務所も仕事の獲得が難しく売上が伸び悩んでいるようです。売上が伸び悩む中、弁護士事務所の経営を安定させるためには業務効率の向上やコストの削減などが求められます。そこで役立つのが電話代行サービスという訳です。

電話相談無料の時代に一次受付の電話代行が担う役割

多くの弁護士事務所で電話相談無料のサービスを行っています。こうした状況の中で、電話相談の一次受付を担う電話代行の役割は大きいです。電話相談無料だと、依頼者のコミュニケーションのハードルが下がり、相談件数の増加が予想されます。相談件数の増加により仕事の増加も期待できますが、一方で仕事に繋がらない電話への応対も増えるでしょう。電話代行サービスを導入すれば、仕事にならない電話に応対して貰うことにより業務効率化を図れるわけです。

また、業務効率化の面では、電話対応による作業の中断が少なくなる点も大きいです。集中して作業している中で、電話対応などで作業が中断されることは少なくありません。そして、電話対応後中断された作業に戻っても、中断前の集中した状態には簡単には戻りません。ちなみに、カリフォルニア大学アーバイン校の研究によると、作業を中断した後、頭が中断前の状態に戻るまでにかかる時間は平均で23分15秒だそうです。つまり、電話対応などで集中が途切れると、そのたびに20分以上を浪費するということです。

電話代行を導入すれば電話対応の機会が減り、作業を中断される回数も減るでしょう。集中して作業している状態をキープしやすくなるため、生産性や業務効率の向上が期待できます。

小規模な弁護士事務所ほど電話代行の恩恵は大きい

都市部などには100名以上の従業員を雇用する大規模な弁護士事務所もありますが、基本的に日本の弁護士事務所は弁護士1人に事務員1人～2人という小規模なものが多いです。独立開業したばかりの事務所だと、事務員も雇わず弁護士1人だけで経営している場合も少なくありません。このような小規模な弁護士事務所ほど電話代行の恩恵は大きくなります。まず小規模な弁護士事務所は売上も少ない傾向にあるため、事務員に人件費をかけられない場合が多いです。一方で、事務員がいないと、電話対応などの日常の雑務が増え、弁護士業務に支障が出る恐れがあります。電話代行なら、新しく事務員を雇うよりコストを抑えられるので、事務員を雇う余裕がない小規模な事務所ほど恩恵が大きいでしょう。

導入するメリットの多い電話代行ですが、利用する上での注意点もあります。それは料金体系によりコストが異なる点です。料金体系は業者によって異なりますが、大きく分けて定額制のプランと、受電数に応じて料金が変動する成果報酬型プランの2つがあります。月によって電話の件数が大きく異なる場合は成果報酬型、電話の件数が毎月安定している場合は定額制のように事務所の状況に合わせて適切に選ぶ必要があります。また、弁護士事務所のような専門性の高い仕事の電話代行を選ぶ場合、弁護士や法律事務所に特化した電話代行サービスを選ぶのが良いでしょう。