お知らせと障害情報

電話代行を導入するメリット1かかってきた電話を取り逃がさない

電話代行の役割は、クライアントに代わって電話を受けることです。顧客や取引している企業からの問い合わせであれば、担当者の携帯電話番号にかければいいと思うでしょうが、いつでも電話を取れる状況とは限りません。例えば、電車の中や会議中であれば、電話を取ろうとしても難しいですし、電源を落としていることだってあります。さらに、勤務時間外であれば電話に対応できない状況がより多くなり、なかなか24時間365日電話を取れるようにするというのは難しいことです。

とはいえ、電話をかける側は電話が通じないことをすんなりと受け入れてくれるとは限りません。なぜなら、電話によっては一刻を争う用件も含まれているからです。在庫がないから商品を送って欲しい、故障した機器を修理して欲しいといった用件は、すぐに対応できないと業務に支障がでます。結果として、大きな損失がでることだってあるでしょう。もし、そんなことにでもなれば取引先との関係に重大な影響を及ぼします。取引がなくなったりすれば、見込んでいた利益は失われます。また、これまでに付き合いのない見込み客でも、他社の商品・サービスと比較検討をしているから、詳しいことを教えて欲しい等の問い合わせをしてくることがあります。そこで、速やかに情報を提供できなければ、見込み客は競合他社に取られてしまうでしょう。このように、電話代行を導入することによって、得られるはずだった利益を失うこと、すなわち機会損失を防ぐことができます。

電話代行を導入するメリット2コスト削減ができる

顧客や取引している企業からの電話は、すべてが業務に関わる重要な用件と考えるべきです。しかし、常に電話を受けるために、窓口となるオペレーターを雇うのは人件費が嵩みます。従業員が柔軟に対応するということもできるでしょうが、それは本業の時間を割くことです。企業全体の利益を損ないますから好ましいこととは言えないでしょう。そこで、電話代行を導入すれば、料金はかかりますが自社でオペレーターを雇ったり従業員が対応したりするよりもコスト削減ができます。

電話代行を導入するメリット3質の高い電話対応ができる

電話対応は、誰でも簡単にできることのようで実は奥が深いものです。例えば、相手にはっきりと言葉を届けるために、発音が明瞭でなければいけませんし、心地よいトーンや音量で話せることを心がける必要があります。また、不快感を与えないように、丁寧な言葉づかいも習得しなければなりません。その上で、電話をかけてきた用件を聞いて、担当者への転送や伝言の預かりといったことをスムーズにこなせるスキルが必要です。こういったことを自然にできるようにしたいならば、相応のトレーニングを積む必要があるでしょう。

自社で最高の電話対応ができる担当者を育てるとなれば、トレーニングのために長い時間を費やす必要があります。加えて、多くの企業では電話対応というのは、本業を支える業務のひとつであり、本業そのものではありません。つまり、オペレーターをどう育成していくのかというノウハウを、企業は持っていない可能性があります。そういう状況で、最高の電話対応ができるオペレーターを用意することはかなり難しいです。

その点、電話代行は電話対応こそが本業です。すでに経験豊富なオペレーターが揃っており、依頼主である企業は育成にかける時間を節約できます。さらに、数多くの企業と取引をしていることにより蓄積された膨大なノウハウをオペレーターの育成に活かしています。そのため、電話代行を導入すれば、その瞬間から質の高い電話対応ができるオペレーターに仕事をしてもらうことができ、顧客や取引先企業からの印象は格段に良くなるでしょう。これにより、信頼が高まれば、新たなビジネスチャンスが生まれ業績アップに繋がる可能性もあります。