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入居者から受ける電話で多い内容とは？

賃貸物件や分譲マンションの入居者から受ける電話には様々な内容があります。管理会社の業務は住居に限ったことではありません。中には、テナントビルの管理を請け負う会社もあるでしょう。では、一般的にどのような内容が多いのか種類別に説明していきます。

#賃貸物件の場合
アパートやマンションなど一般的な賃貸物件の場合、共用部分の不具合など設備に関する電話は多いものです。また、敷地内で何かトラブルが起こっているときも、管理会社に相談が入る場合もあります。例えば、ゴミの出し方を守らない住人がいたり騒音が気になったりすれば、管理会社に相談するのが一般的です。他にも、退去の連絡や契約更新に関することなども通常は管理会社に電話が入ります。

#分譲マンションの場合
分譲マンションの場合でありがちなのも、共用部分の故障や不具合など設備に関することです。中には、ゴミの出し方や駐車場の使い方などでルールを守らない住人の相談を受けることもあるかもしれません。ただし、分譲マンションの場合は住人で構成されている管理組合があります。そのため、ルールに関する問題は理事会で解決を図るのが一般的な方法です。それでも、管理会社に相談をする人も出てくるでしょう。分譲マンションでは、通常管理会社が請け負うのは設備管理や清掃業務、受付業務などです。その中で何らかのトラブルが起こったときは、電話で問い合わせがくることになります。

#テナントビルの場合
テナントビルには、飲食店やオフィスなどが入っています。テントビルも、入居者から多く入るのは共用部分に関するトラブルや設備の不具合の電話です。テナントビルの場合、実際には契約内容によって管理の範囲に違いが出ることもあるため、共用部分以外での設備についても問い合わせが入ることもあります。

入居者向けに電話代行サービスを利用するメリット

では、管理会社にとって電話代行の役割とはどのように重要性が高いのか、利用するメリットについて解説していきます。

#休日でも入居者の対応が可能
まず、あげられるのは、管理会社が休業のときでも入居者の電話に対応できることです。電話代行会社との契約によっては、夜間や早朝などの電話対応も可能になるでしょう。必要なときに電話がつながることで、入居者のストレスを軽減することができます。ただし、電話代行の役割はあくまでコールセンターとして問い合わせを受けることが仕事です。その場で解決することはできないものの、クレームや問題をすぐに伝えられることは入居者の安心につながるでしょう。

#本来の業務に専念しやすい
専用のコールセンターを用意することで、管理会社が本来の業務に専念できます。特に、限られたスタッフだけで管理に当たっているときは、電話に出られないこともあります。電話が多い場合は、対応をしているだけで時間が過ぎてしまうかもしれません。しかし、電話代行に委託してコールセンターを用意すれば、入居者からの電話にわずらわされることなく管理業務に集中できるのは大きなメリットです。管理会社は、電話代行のスタッフがまとめてくれた内容に対応するだけで済みます。

#プロによる電話対応ができる
電話代行で働くスタッフは、顔の見えない相手と話すことに慣れているプロです。失礼がないよう適切な受け答えをすることはもちろん、相手が伝えたいことを理解して管理会社に正しく報告するコミュニケーション能力も備えています。そのため、入居者に相談しやすい環境を提供することができます。もちろん、電話代行は、設備に関することや契約内容など専門的なことまで踏み込んで説明することはできません。しかし、業務に応じて必要なことは契約時に依頼して対応してもらうことは可能です。管理会社ごとの独自の内容で業務に当たることも、電話代行の役割といえます。