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実は多忙な整体院の電話対応

整体院や鍼灸院などは営業時間のほとんどを施術に費やしています。そのため、予約や問い合わせ、キャンセルの電話などがかかってきた時に施術をしていたというケースも少なくありません。

基本的に、整体院は予約制にしているケースがほとんどですが、急用が入った場合のキャンセルや痛みがひどいので早目に予約を入れてほしいなどの依頼、個別の問い合わせなどの電話はいつかかってくるのか分かりません。整体院は少人数で営業しているところが多く、他の業務をしながら電話の応対をするのは大変です。受付スタッフが電話の応対をするにしても、分からないことがあるたびに整体師に確認するようでは結局施術を中断することになります。そうなると整体師にとっても集中力が半減しますし、予約時間内に施術を終えられない可能性も生じます。かといって、電話応対のためだけにスタッフを雇うというのもコスト面を考えると決断が難しいです。

では、留守番電話にして施術後にかけ直すのはどうでしょうか。いつ電話をかけてもすぐに連絡がつかない、忙しくてかけ直されても電話に出られないという人も一定数いますので、将来の顧客を失ってしまう可能性があります。ネットやファックスで受付をしようにも、操作方法が分からない年代の人にとっては敷居が高くなるので、電話による受付をなくすのは難しいでしょう。

お客様から見る電話の応対

施術中の電話は、施術を受けているお客様にとっても印象が良いものではありません。整体の場合は特に、時間をかけて施術を受けるからこそリラックスした気持ちになりますし、効果が実感できるものです。静かな環境でゆったりと施術を受けるために予約を入れてわざわざ訪問しているのに、途中で電話がかかってくるたびに施術が中断されては、終わった後の満足感も半減してしまうでしょう。お客様にとっては予約を入れることで貸切のような気分を味わいたいという思いや、時間通りに終わらせてほしいという気持ちもあります。度々の電話で中断を余儀なくされると、施術の終了時間が延びるだけでなく、次の予約もずれ込んでお客様に迷惑をかける可能性が出てくるため、注意しましょう。

また、施術中は電話の応対にも苦慮します。電話をかけている方からすれば、問い合わせに丁寧に応じてくれる整体院は高く評価したくなりますが、施術を中断された側からすれば、途中なのに長電話をされると自分がないがしろにされるように感じます。逆に、そっけない対応で早く電話を終わらせようとすると、電話の相手はもちろん、施術を受ける側も対応に裏表があると認識してしまいかねません。

電話代行の利用で問題解決

このように、整体院で電話の応対をすることは整体師の集中力という面で負担が生じるだけでなく、お客様にとっても悪い印象を与える可能性があります。施術の中断、電話応対のわずらわしさ、予約の取りづらさなど、様々なリスクを考慮すると電話の受付を外注するというのは解決策として有効です。

電話代行の役割は、単なる電話の対応だけでなく予約管理まで及びます。忙しい時にはミスも生じかねない予約の追加やキャンセルを、オペレーターがきちんとまとめて報告するので予約の重複などの心配がありません。また、休憩中や外出中でも予約の受付が可能なため、売上の向上にも貢献します。契約内容によっては24時間受付が可能になり、新規顧客の獲得にもつながります。

さらに、施術中に慌てて応対する必要がなくなるため、電話対応の印象も施術への満足感もアップします。時折かかってくる営業電話などで不快な思いをすることもなくなる他、問い合わせがあった場合には内容をまとめた報告がくるため、電話応対にかかる時間を大幅にカットすることが可能です。