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電話対応が業務に与える影響

会社にかかってきた電話をとり対応するのは業務の1つです。しかし、電話に対応する頻度や時間が多くなると、ほかの業務にさまざまな影響が出る場合もあります。例えば何か業務を行っている最中に電話がかかってきたとしましょう。電話はそのまま保留にすることができないので、かかってきたらすぐにとらなければいけません。そして電話対応をしている間、ほかの業務はストップすることになります。電話が頻繁にかかってくる会社や、1回あたりの電話対応に時間がかかる会社などは、電話以外の業務が滞ってしまう可能性も。しかし電話対応をカットすることは不可能。そこで便利なのが電話代行サービスです。

自社で行っている電話対応の全てまたは一部を代行してくれるというもので、利用している企業は少なくありません。電話代行に必要な機器やシステム、人員は代行業者が全て準備しているので、会社は依頼するだけで自社あての電話対応をそのまま任せられます。また、プランによって電話対応の曜日や時間帯、料金などが異なるため、会社は自分たちの希望にマッチするプランを選んでアウトソーシングできることも特徴です。

電話代行へのアウトソーシングで得られるメリット

それでは電話代行に電話対応をアウトソーシングすることで得られる具体的なメリットを見ていきましょう。

#業務効率が上がる
電話代行の大きなメリットの1つが業務の効率化です。電話対応をアウトソーシングすれば、これまで電話対応に割いていた労力や時間がまるまる浮きます。このようなコストをほかの業務に費やすことによって、業務をより効率的に進められます。従業員の生産性が上がり事業全体に大きなプラス効果が期待できるでしょう。また、電話対応を外部に任せれば、従業員が自社内でしなければならない業務が減るので、会社に出勤しないテレワークなどが進めやすくなるという利点もあります。さまざまな勤務の仕方が可能になれば、従業員のモチベーションが上がり、これも事業に良い影響をもたらしてくれるでしょう。

#会議や打ち合わせに集中できる
会議や打ち合わせの最中に自分あての電話がかかってきて中座する、このような経験をしたことがある方は多いでしょう。話の腰を折る形になってしまったり、戻って来たときに話がわからなくなったり、電話対応は速やかにしなければならないものとしても、このようなことが頻繁に起こると業務に支障が出てしまいます。しかし、電話代行を利用すれば問題は解決。会議や打ち合わせは最初から最後まで集中して参加することができます。

#接客が電話で中断される心配がない
顧客や取引先を相手に接客を行っているタイミングで自分あての電話が舞い込むこともあります。自分から後ほどかけ直すという方法もありますが、内容によってはすぐ対応しなければならない場合もあるでしょう。そうなると、接客は一時中断せざるを得ません。電話対応の間待たされる顧客や取引先からしてみれば良い気分にはならないことです。それでもすぐに電話を完了し接客に戻れれば良いですが、内容によっては少し時間がかかってしまうこともあるかもしれません。そうなってくると、接客への影響は大きくなるでしょう。そのような不利益を回避するためにも電話代行は有効です。電話によって接客を中断される心配がないので、安心して対応できます。

#取引先や顧客の満足度アップが期待できる
電話代行は24時間365日の対応を依頼することも可能です。いつ電話しても代行サービスで対応できる状況になれば、顧客や取引先などの利便性も上がり、自社に対する満足度のアップも期待できます。また、電話代行サービスのスタッフはさまざまな知識やスキル、経験を持つ電話対応のプロなので、対応内容に対する電話相手の満足度が上がる可能性もあるでしょう。