お知らせと障害情報

「電話が少なければもっと営業の時間がとれるのに」「電話応対にかかる人件費をもっと削減できないか」このような悩みを持つ企業や経営者は少なくないかもしれません。一日の業務に占める電話の割合が非常に大きく、売上や利益確保の「足かせ」になっている企業も多いでしょう。そこで役立つのが電話代行です。電話代行を利用すれば、これらすべての問題が解決するかもしれません。

電話代行とは？

電話代行とは、簡単に言うと依頼主または依頼主の会社宛てにかかってきた電話に対し、第三者である電話代行業者が代わりに応対するサービスのことです。24時間365日対応可能な代行業者も多く存在し、売り上げアップや業務効率化を目指したい企業や個人事業主にとって強い味方となるサービスです。電話代行サービスを利用することによって得られるメリットには、具体的に次のようなものが挙げられます。
・電話の時間が減るので営業活動が充実する
・年末年始や臨時休業でも電話対応が可能になり機会損失をなくせる
・「電話がつながらない」という状況がなくなり顧客満足度がアップ
・電話対応のための人件費削減
・テレワークへの移行がスムーズになる
・電話が鳴らないので事務所の中が静かで仕事に集中しやすくなる
・迷惑電話や不要な電話を取る時間の無駄を省ける

電話が鳴りやまないオフィスというのは、どこかせわしなく殺伐とした雰囲気になりがちです。電話を積極的に取る人と、自分の作業だけに集中してほとんど電話を取らない人との間で不公平が生じ、もしかすると心の奥で不満を積もらせている従業員がいるかもしれません。企業の業務効率化や売り上げアップ、そして社員の士気向上などを考えると、電話代行は必要なサービスであり、掛け捨て保険と同じようなものと言えるでしょう。

電話代行には様々な種類がありますが、主に利用されているものとして「電話転送型代行」と「コールセンター型代行」があります。ここからはそれぞれの違いや特徴について詳しく説明をします。

電話転送型代行

電話転送型代行とは、依頼主の電話番号あてにかかってきた電話を、電話代行業者に転送し、代行業者が応対するサービスのことです。例えば、個人事業主の場合、外出している時にはずっと留守番電話にしているかもしれません。しかし、留守電では対応するタイミングが遅くなり、場合によっては機会損失になる恐れがあります。このような時に電話代行を依頼しておけば、もし不在のときに電話があったとしても代行業者が従業員として対応してくれるので安心です。電話の相手や内容などの詳細については、メールやLINEなどに送られてくるので、素早く折り返すことができチャンスを逃すことがなくなります。

第三者である代行業者が電話応対することに対して、不安を感じる人がいるかもしれません。あくまで電話応対をするのは「依頼主企業の従業員として」であって、相手に対して失礼や迷惑があってはならないからです。電話代行業者では高いレベルで電話応対ができるようにきっちりとした研修を実施しています。また、クレームや緊急の電話などに対しても柔軟に対応できるようにトレーニングが行われている会社がほとんどなので、安心して依頼することが可能です。

コールセンター型代行

コールセンター型代行とは、通信販売や問い合わせ窓口などのコールセンター業務を、電話代行業者に委託できるサービスです。例えば、商品の問い合わせ窓口を開設したいと考えた時には、それなりのオペレーターの数を配置しなければならず、大きなコストが発生してしまいます。また、これまでコールセンター業務を行ったことがない企業にはノウハウの蓄積がないため、研修などにも時間がかかることでしょう。このような時にコールセンター代行を依頼すれば、はじめから高いレベルで問い合わせ対応を行うことが可能になります。顧客が直接コンタクトを取ってくるコールセンターは、いわば「企業の顔」とも言える存在。「コールセンターの運営に不安を抱えている」「運営コストを削減したい」という企業にとっては役に立つサービスです。

電話代行を活用して売上アップ・コスト削減を！

電話代行を利用することで、これまで電話応対に使っていた時間を営業活動など売り上げに直結する活動に充てることが可能になります。さらに、電話応対のための人件費を削減することもできるため、売上アップや利益率向上を狙う企業や経営者にとって魅力的なサービスと言えます。「必要な時に電話が取れず機会損失をしている」「電話に追われて他の業務が追い付かない」と悩んでいたら、電話代行を検討してみてはいかがでしょうか。