利用例の提案
襖・障子の張替リフォーム業の新規受付窓口の利用例
新聞折込チラシ、インターネット顧客の新規受付を電話代行へ委託
折込チラシなどを定期的に入れておりますが、折込を入れた日は電話の本数が多くなることに課題があり、チラシをためらう事もありました。電話の本数のバラツキに対処する為、社外で受付を代行して頂く事で調整弁の役割を担って頂けるところを模索し電話代行サービスに辿り着きました。電話が立て込んだ時のみ転送する形で、新規顧客の電話の取りこぼしを軽減できるようになりました。
電話代行を導入して変わる業務の流れ
多くの電話が鳴ってしまうと、1件1件に集中できなかったのですが、集中して電話対応ができるようになりました。
電話代行の活用ポイント
転送設定がポイントです。即時転送するのではなく、呼出し音3回で誰も電話に出ない場合は転送するという設定にすることで、暇な時、電話に出れる時は社内で電話対応をして、出れない時のみ転送する仕組みにすることで、全体的な業務効率はかなり改善されました。会議中、打ち合わせ中に電話で会話が止まることもなくなりました。
費用対効果はどうか
料金には文句なしです。
これからの課題
新規顧客・お得意様窓口・お客様相談室と窓口を細分化できればと思っています。
| 利用内容と契約プラン | 内容 |
| 業種 | リフォーム業 |
| 想定されるお問合せ内容 | チラシやネットを見た新規顧客からの受付 |
| マニュアル内容 | 名前・住所・電話番号・依頼内容をヒアリングして折り返し対応 |
| 契約プラン | ネクストプラン 9時～19時 コール２５０ |
| オプションサービス | なし |
| 月額料金 | 68,750円（税込） |
| プラン名 | 月額料金 | サービス内容 |
| スタートプラン | 月額8,250円～ | 名前・連絡先を聞いて折り返し対応がメイン、基本項目は対応、Q&A対応はなし |
| スタンダードプラン | 月額16,500円～ | 名前・連絡先を聞いて折り返し対応がメイン、基本項目は対応、Q&A10項目まで対応 |
| ネクストプラン | 月額44,000円～ | 名前・連絡先を聞いて折り返し対応の他、ヒアリング項目の追加やQ&Aは無制限・マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります |
| 保守連動プラン | 月額66,000円～ | 修理依頼等の受付から手配まで対応するプラン、【電話受付・FAX受信受付・メール受付】【電話手配、FAX手配、メール手配】も対応します。マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります |
| クレーム電話代行プラン | 月額13,200円～ | クレーム電話の一次受付がメインとなります。クレームの内容、お名前、連絡先を聞いて折り返し対応。解決プランもオプションにて対応します。マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります |
| メール受信・送信代行 | 月額11,000円～ | メールの受信と送信を手動にて対応します。返信テンプレートを案件毎に作成して対応します。マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります |
電話代行サービスには欠かせない運用システムをアフターコールナビは自社で開発・運用しております。システム内には電話の受付履歴・処理ステータスの変更・複数名で共有利用も可能です。更に電話の履歴一覧、請求書一覧、費用の支払いの確認もできます。ベースは変えずに少しずつ進化させるAFクラウドシステムを無償でご利用頂けます。
雇うより絶対に安い電話代行、安定品質の24時間365日運営で１本のとりこぼしを逃がさない。電話代行の利用は保険と同じ、困った時に役立つサービスです。長期的に利用を続ければマニュアルが定着する為、実戦的なコールセンター品質となります。
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